Дебиторская задолженность на начало периода

Дебиторская задолженность: что это, виды, как образуется

При участии Наталья Никитченко

Наличие или отсутствие просроченной «дебиторки» — важный показатель финансовой стабильности компании. Чем лучше бухгалтер понимает причины появления дебиторской задолженности, тем успешнее может ею управлять. В чем же нужно разобраться прежде всего? В природе долгов, в их разновидностях, и в том, как их закрыть. В нашей статье есть вся необходимая информация о том, как это сделать.

Что такое дебиторская задолженность

Это то, что дебиторы должны вашему ООО. В роли дебитора может оказаться любой контрагент: покупатель, поставщик, работник и даже бюджет.

У слова «дебитор» латинские корни: «debet» переводится как «он должен».

Примеры дебиторской задолженности (ДЗ):

• стоимость товара, отгруженного покупателю, но не оплаченного им;
• аванс, перечисленный продавцу в счет будущей поставки (если отгрузка еще не состоялась);
• зарплата, излишне выданная сотруднику (к примеру, из-за ошибочно заниженного НДФЛ);
• налоги или взносы, излишне уплаченные в бюджет;
• заем, выданный работнику или другой компании.

Отличия дебиторской задолженности от кредиторской

Понятия кредиторской и дебиторской задолженности противоположны по смыслу.

Кредиторская задолженность (КЗ) — это то, что ваша организация должна своим контрагентам. К подобным долгам, в числе прочего, относится стоимость отгруженного продавцом, но не оплаченного вами товара. Также это предоплата, полученная от покупателя (при том, что поставки еще не было); выданный банком кредит; недоимка по налогам и проч.

Запросить в ИФНС акт сверки по налогам через интернет Запросить бесплатно

Кредиторская задолженность — это обязательство компании. Ее отображают в правой части бухгалтерского баланса. Что же касается ДЗ, то она отражается в левой части баланса, поскольку является активом (см. «Бухгалтерский баланс: активы, пассивы, структура и виды»).

Как образуется дебиторская задолженность

Она появляется, если стороны сделки выполняют свои обязательства в разное время. Так, при оптовой торговле продавец, как правило, делает отгрузку раньше, чем покупатель перечисляет деньги. При этом в момент отгрузки у поставщика появляется ДЗ. Она будет числиться до тех пор, пока покупатель не расплатится за товар.

Еще пример — выдача ссуды сотруднику. Работник обязан вернуть средства компании, но он сделает это через несколько месяцев или даже лет. В учете работодателя будет числиться ДЗ до даты полного погашения ссуды.

Бывают сделки, в которых стороны выполняются свои обязательства одновременно. Это, в частности, розничная торговля. Клиент расплачивается на кассе и тут же забирает покупку, дебиторская задолженность не появляется.

Сроки дебиторской задолженности

В зависимости от сроков погашения, указанных в договоре, ДЗ делят на краткосрочную и долгосрочную.

Краткосрочная — это задолженность со сроком погашения не более 12 месяцев. У долгосрочной срок погашения превышает 12 месяцев.

Виды дебиторской задолженности

ДЗ условно делится на три категории.

1. Текущая. Срок погашения, указанный в договоре, еще не истек.
2. Сомнительная. Срок погашения истек, и задолженность не обеспечена гарантиями (п. 70 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; п. 1 ст. 266 НК РФ). Тем не менее, шансы на взыскание остаются.
3. Безнадежная (другое название — нереальная ко взысканию). Сюда, в числе прочего, относятся долги с истекшим сроком исковой давности, долги ликвидированных юрлиц и физлиц-банкротов (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Виды операций с дебиторской задолженностью

Инвентаризация дебиторской задолженности

Ее необходимо проводить как минимум раз в год, перед составлением годового баланса. Так сказано в пункте 1.5 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина от 13.06.95 № 49. Но можно и чаще, если есть соответствующее решение руководителя организации (п. 2.1 Методических рекомендаций).

Инвентаризация оформляется, как правило, следующими документами: приказом о проведении (форма № ИНВ-22); актом о состоянии расчетов с клиентами, покупателями и другими контрагентами (форма № ИНВ-17); информацией о дебиторах (приложение к форме № ИНВ-17).

Отметим, что указанные формы являются унифицированными, но использовать их не обязательно. Допустимо разработать собственные бланки.

Расчет дебиторской задолженности

Обычно размер ДЗ на конец отчетного периода — это сумма дебетовых сальдо по следующим счетам:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
• 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• 75 «Расчеты с учредителями»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При заполнении баланса запрещен зачет между статьями активов и пассивов (п. 34 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»). Это означает следующее. Если по одному счету, например 62, образовался как дебетовый, так и кредитовый остаток (по разным субсчетам, контрагентам и т.д.), то в отчетности эти суммы нужно показать отдельно, без «схлопывания». Дебетовое сальдо — в левой части баланса, кредитовое — в правой части.

Подготовить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность в ИФНС через интернет Сдать бесплатно

Списание дебиторской задолженности

Списать можно только ДЗ, которая признана нереальной ко взысканию.

В пункте 2 статьи 266 НК РФ приведен перечень случаев, когда «дебиторка» считается безнадежной:

1. Истечение срока исковой давности (в общем случае он составляет 3 года; ст. 196 ГК РФ).
2. Обязательство прекращено из-за невозможности его исполнения, на основании акта госоргана, либо ликвидации компании-должника.
3. Наличие постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, если отсутствует возможность получить данные о должнике, либо у него нет имущества, которое можно было бы взыскать.
4. Банкротство физлица-должника и освобождение его от дальнейшего исполнения требований кредитора.

В налоговом учете (при основной системе налогообложения) безнадежную «дебиторку» списывают на внереализационные расходы, уменьшающие облагаемый доход. Возможен и другой вариант — создать резерв и за счет него погашать долг. Но включить туда можно не любые суммы, а только связанные с реализацией товаров, работ и услуг. Правила создания резерва приведены в статье 266 НК РФ.

В бухгалтерском учете выбора нет: списать безнадежную ДЗ можно только при помощи резерва (п.70 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Правила его создания не утверждены, поэтому компания вправе разработать их сама. Чаще всего в бухучете резерв создают так же, как и в налоговом учете (подробнее о списании ДЗ см. « Безнадежная дебиторская задолженность: списание, проводки, бухгалтерский и налоговый учет »).

Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

Уменьшение дебиторской задолженности

Управление «дебиторкой» — это процесс, позволяющий сократить риски невозврата денег. Вот его основные этапы:

• анализ надежности контрагента перед заключением договора;
• индивидуальная система оплаты для каждого клиента в зависимости от степени его надежности;
• пени и штрафы, предусмотренные договором на случай просрочки платежа;
• контроль состояния ДЗ, напоминания о просрочке (звонки клиенту, письма и проч.);
• при длительных задержках оплаты — обращение в суд.

Взыскание дебиторской задолженности

Взыскать ДЗ через суд можно только в случае, если компания-должник не ликвидирована, и срок исковой давности не истек. Необходимо также соблюсти досудебный порядок: направить в адрес дебитора заказным письмом письменную претензию.

Далее следует составить исковое заявление, в нем указать сумму долга с пенями и штрафами. И подготовить копии первичных документов по сделке: договоров с приложениями; графиков платежей; накладных; актов; платежных поручений и проч. Один пакет «первички» с заявлением и квитанцией об уплате госпошлины передать в суд. Второй пакет и копию заявления выслать ответчику (то есть должнику).

Если суд примет решение о взыскании, останется получить исполнительный лист и передать его приставам.

Есть и другая возможность — взыскать «дебиторку» в рамках дела о банкротстве должника. Организацию включат в реестр кредиторов, и передадут ей деньги, вырученные при продаже имущества банкрота.

Страхование дебиторской задолженности

Страхование ДЗ является альтернативой самостоятельному взысканию. Работает это следующим образом. ООО заключает договор со страховой компанией, где написано, что просрочка клиентом платежей является страховым случаем. Когда он наступает, страховщик выплачивает долг вместо дебитора, после чего к страховщику переходит право истребования задолженности.

У данного способа есть свои плюсы и минусы. Организация несет дополнительные расходы на страхование. Но все хлопоты по досудебному урегулированию и взысканию берет на себя страховщик, что очень удобно.

Проверить себя или контрагента по санкционным спискам Проверить бесплатно

Продажа дебиторской задолженности

Распространенным вариантом продажи ДЗ является договор цессии. Поставщик уступает третьей стороне право истребовать долг у покупателя. Разрешения покупателя в общем случае не требуется, достаточно просто его уведомить (ст. 382 ГК РФ).

Третья сторона (цессионарий) перечисляет поставщику некую сумму, обычно меньшую, чем изначальная величина ДЗ (подробнее см. « Договор цессии: какие налоговые последствия возникают при продаже долга »).

ООО «Покупатель» должен перечислить на счет ООО «Поставщик» 100 000 руб. «Поставщик» уступил этот долг ООО «Цессионарий», и получил от него 90 000 руб.

Анализ и учёт дебиторской задолженности организации

Дебиторская задолженность представляет собой разрыв между сделкой, подразумевающей куплю-продажу и оплатой товара или услуг. Чтобы финансовое состояние компании оставалось стабильным, важно контролировать границы такого актива как «дебиторка».

Одним из инструментов регулирования такой задолженности является анализ. Этот метод позволяет оценить, насколько устойчиво положение предприятия, установить негативные факторы и слабые места. А уже после того, как картина будет ясна, можно приступать к устранению недостатков, мешающих наращивать прибыль.

В статье расскажаем, как провести учёт и анализ дебиторской задолженности, что она из себя представляет и какие её виды бывают. Также разберём на примере порядок и методику анализа.

• Что такое дебиторская задолженность
• Порядок и методика анализа дебиторской задолженности организации
• Анализ дебиторской задолженности предприятия на примере
• Работа с дебиторской задолженностью

Полный функционал бухгалтерского обслуживания в «Моё дело» — первые 3 дня бесплатно!

Что такое дебиторская задолженность

Она представляет собой разрыв между предоставлением услуг / продажи товара и моментом поступления средств на расчётный счёт предприятия. Иными словами, это задолженность юридических или физических лиц предприятию за реализованные услуги, товары или работы.

Бухгалтеры учитывают дебиторский долг в отчёте в качестве прибыли, несмотря на то, что данный актив ещё не поступил на расчётный счёт компании. Поэтому контроль такого фактора необходим, поскольку он напрямую сказывается на состоянии активов предприятия.

Структура дебиторской задолженности

Структура дебиторской задолженности (ДЗ) разнообразна. Она подразделяется по видам и реализации.

Если говорить о видах финансовой дебиторской задолженности, то её разделяют на:

• текущую и долгосрочную;
• связанную и несвязанную с реализацией производимого продукта или услуги;
• и по другим признакам.

Что касается определения ДЗ исходя из реализации, то есть:

• связанная с реализацией (денежный долг, задолженность в виде векселей или возникшая на условиях коммерческого кредита);
• не связанная с реализацией.

Исходя из этого можно определить основные пункты, которые влияют на образование ДЗ:

• долг по авансам поставщикам, входящий в счёт предстоящих поставок;
• долг компаний-покупателей по расчётам за товары или услуги;
• переплата налогов;
• расчёты по входному НДС;
• долг по расчётам с юридическими или физическими лицами, которые должны компенсировать ущерб.

Это основные варианты дебиторской задолженности, однако список довольно обширный, и каждая компания должна самостоятельно определять для себя возможные пункты ДЗ, которые в дальнейшем помогут с анализом.

Порядок и методика анализа дебиторской задолженности организации

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности организации требует проработанного плана. Финансисты часто создают отдельный стратегический план для оценки финансовой стабильности предприятия. Такой подход универсальный, а итоговый результат покажет текущее состояние долгов компании и контрагентов, а также их влияние на финансовое положение в целом.

Для достижения наиболее качественных результатов в вопросе анализа состояния дебиторской задолженности следует придерживаться определённого порядка действий. Первоначально следует обозначить элементы анализа:

1. Изучить размер долгов дебиторов, основные пункты и динамику. Полученные расчёты удобнее оформить в виде таблицы, чтобы наглядно определить изменения.

Таблица 1

2. Изучить кредиторскую задолженность. Сюда должны входить данные о размере долга, изменениях динамики, структуре. Эти сведения помогут отследить изменения в сумме и доле краткосрочного долга перед кредиторами, которые покажут картину возможных финансовых рисков — если доля и сумма увеличиваются, растут и риски.

3. Провести анализ дебиторской и кредиторской задолженности. Этот пункт позволит оценить сбалансированность показателей, поскольку часто они зависят друг от друга.

Для анализа ДЗ и КЗ лучше всего составить таблицу с данными о балансе, пассивным и активным сальдо на конец и начало года:

После того, как значения будут занесены в таблицу, станут очевидны размеры долгов кредиторов и дебиторов. Идеальным будет вариант, при котором оба показателя окажутся равны. Если показатель активного сальдо будет выше, такая ситуация считается опасной, так как она свидетельствует, что для обслуживания дебиторов предприятие привлекает допфинансирование, потому что источника в виде собственного долга недостаточно.

4. После определения показателей ДЗ и КЗ можно приступить к анализу средних сроков погашения долгов. Для этого следует привести установленные сроки погашения и сравнить их с данными, рассчитанными в компании, с общеотраслевыми показателями.

Опять же идеальной картиной на этом этапе анализа будет ситуация, когда сроки погашения ДЗ и КЗ будут равны.

Если же проявился рост срока оплаты долгов дебиторами, это значит, что компания использует достаточно либерную кредитную политику, которая по факту должна сказаться на росте объёма реализации. Однако такая политика может привести к ухудшению ситуации в вопросе безнадежных долгов.

Рост показателей долгов по кредитов будет звоночком к ухудшению платежеспособности компании. Но в некоторых случаях такие данные будут говорить об обратном — финансово-хозяйственная деятельность компании достаточно эффективна, поскольку у нее продолжительное время сохраняются в обороте средства на погашение долгов.

5. Последним пунктом будет оценка влияния вышеприведенных показателей на финансовое положение предприятия. Здесь важно определить следующие показатели:

• устойчивость;
• деловую активность компании;
• ликвидность;
• платежеспособность.

Команда специалистов «Моё дело» возьмёт эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.

Как работать с дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность — неотъемлемый элемент бизнеса. Сама по себе дебиторка не есть зло, но ее нужно жестко контролировать. Грамотно выстроенный алгоритм управления долгами дебиторов — гарантия финансовой стабильности компании. Расскажем, как это делать.

Что такое дебиторка

Дебиторская задолженность — суммы, которые контрагенты задолжали вашей компании. Например, вы внесли предоплату, а работа еще не выполнена. Вы отгрузили товар, а деньги за него от покупателя еще не пришли.

Виды дебиторки

Дебиторка бывает нормальной и просроченной. Пока срок исполнения обязательств по договору еще не истек, задолженность считается нормальной. Если договорной срок уже вышел, а деньги, товары или услуги от контрагента так и не поступили, задолженность становится просроченной.

В бухгалтерском и налоговом учете просроченную задолженность также разделяют на сомнительную и безнадежную. Сомнительная — это просроченная задолженность, которая не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Просроченная задолженность, которую взыскать невозможно, — безнадежная.

Чтобы эффективно управлять долгами, важно ввести более глубокую градацию просроченной задолженности. Одинаковый подход к клиенту, который опоздал с платежом на три дня, и клиенту, который не платит уже полгода, снизит вероятность вернуть долг.

Как работать с дебиторкой

В алгоритме управления надо четко распределить ответственность сотрудников на всех этапах работы с контрагентами. Каждый этап должен быть ограничен по времени, а функции сотрудников не должны дублироваться.

→ Если задолженность нормальная

Управление нормальной задолженностью обычно не выходит за рамки отдела продаж. Например, по условию договора заказчик должен оплатить работу в течение десяти дней с момента подписания акта приема-передачи. Ответственный сотрудник — менеджер. Пока что его обязанность — позвонить клиенту за три дня до истечения срока и напомнить об оплате.

→ Если просрочка до 30 дней

В период кризиса многие компании столкнулись с финансовыми проблемами. Часто ваш должник помнит об обязательствах, но по объективным причинам не может выполнить условия сделки в договорные сроки. Задача кредитора — постоянный контакт с должником, совместный поиск оптимального решения проблемы.

Можно предоставить рассрочку. Клиент оформляет гарантийное письмо и прикладывает к нему график платежей.

Можно сделать взаимозачет. Если есть взаимные обязательства, когда ваша компания должна клиенту за товар, работы или услуги, можно провести взаимозачет требований.

В сложные времена идти на уступки постоянным контрагентам выгодно. Это оптимальный способ сохранить ядро клиентской базы, обеспечить себе репутацию надежного партнера. Фундамент доверительных отношений, который вы заложите сейчас, сработает в вашу пользу после кризиса.

Что делать при просрочке платежа до 30 дней

Ежедневные звонки с напоминанием об оплате, выяснение причин просрочки

Руководитель отдела продаж

Прекращение отгрузок, приостановка выполнения работ, оказания услуг в адрес клиента.

Письменное требование об уплате долга с напоминанием, что в случае невыполнения обязательств клиенту будут начислены штрафы. Личная встреча с руководством должника. Согласование графика погашения задолженности.

→ Если просрочка от 30 до 60 дней

Если долг так и не вернули, нужно направить клиенту досудебную претензию. В ней указывают суть претензии, полную сумму долга с учетом штрафов и неустоек, срок погашения задолженности. К претензии следует приложить расчет штрафных сумм и копии первичных документов: договор, накладные, счета-фактуры, акты.

Если дело дойдет до суда, кредитору потребуется доказательство, что претензия была вручена должнику. Поэтому лучше отправлять документ через курьерскую службу или ценным письмом с описью вложения.

Обычно претензию отправляют по истечении 30 дней с конечной даты просрочки платежа, если иной порядок не прописан в договоре.

Что делать при просрочке платежа от 30 до 60 дней

Начисление штрафных санкций по договору.

Отправка претензии в адрес должника курьерской службой.

→ Если просрочка более 60 дней

Что делать, если финансовое положение должника не позволяет целиком погасить долг, а его бизнес близок к краху? Нужно просчитать все альтернативные варианты. Что выгоднее для компании? Идти на судебное разбирательство или попытаться быстро вернуть хотя бы часть средств?

Есть варианты мирного решения вопроса.

Прощение части долга

Например, клиенту можно простить часть долга при условии, что остаток он выплатит деньгами или имуществом. Скажем, поставщик отгрузил покупателю товар на 200 тысяч рублей. Себестоимость этой партии товара составляет 100 тысяч рублей. У покупателя возникли серьезные финансовые проблемы. Стороны начали переговоры и решили, что покупатель заплатит 60% от суммы долга — 120 тысяч рублей, а остальные 40% поставщик ему простит.

Продажа долга

Другой вариант — продажа дебиторской задолженности по договору цессии, если договор между сторонами не запрещает передачу долга третьему лицу. Та же ситуация: заказчик должен исполнителю 200 тысяч рублей. Денег у заказчика нет и он не может погасить свой долг даже частично. Но у заказчика тоже есть клиент, который задолжал ему 200 тысяч рублей. Исполнитель продает долг своего заказчика клиенту заказчика за 150 тысяч рублей. В результате исполнителю удается вернуть 150 тысяч рублей. Клиент проводит зачет требований с заказчиком по документам на 200 тысяч рублей и экономит 50 тысяч рублей.

Если альтернативные варианты не подходят, пора подавать иск в суд.

Что делать при просрочке платежа более 60 дней

Повторная личная встреча с руководством должника, совместный поиск решения по погашению долга.