Расчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами – наиболее распространенный вид расчетов в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждений. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы правильно оформить взаимоотношения с подотчетными лицами и отразить расчеты с ними в бухгалтерском учете?
Кому могут быть выданы подотчетные суммы?
Подотчетные лица – это физические лица, которым выдаются денежные средства из кассы либо с использованием банковских карт на осуществление расходов, связанных с ведением деятельности учреждения.
Подотчетными могут быть:
любые работники учреждения;
физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, например, учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица.
Перечень подотчетных лиц может быть закреплен в рамках учетной политики учреждения.
Не допускается выдача денежных средств подотчетным лицам, у которых есть просроченная задолженность по предыдущим авансам (п. 214 Инструкции № 157н).
На основании какого документа выдаются деньги под отчет?
Деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом заявление должно содержать назначение аванса, его расчет (обоснование) и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).
Распоряжение руководителя, как правило, оформляется в виде приказа. Его можно составить сразу на несколько подотчетных лиц с обязательным указанием по каждому суммы наличных денег и срока, на который они выдаются (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).
Следует ли соблюдать предельный размер наличных расчетов?
Физические лица (за исключением ИП) не являются участниками наличных расчетов, поэтому денежные средства под отчет выдаются им без учета предельного размера наличных расчетов в 100 000 руб. (п. 2, 5, 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).
Вместе с тем при оплате подотчетным лицом за наличный расчет приобретенного товара, услуги, работы следует соблюдать данный предельный размер, поскольку в этом случае физическое лицо выступает от имени учреждения.
В какой срок подотчетное лицо должно отчитаться о расходах?
О расходах, осуществленных за счет полученных ранее авансов, нужно отчитаться в течение трех рабочих дней:
после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);
со дня выхода на работу (когда на момент истечения срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо находилось в отпуске, на больничном, то есть отсутствовало по уважительным причинам) (п. 6.3 Указания № 3210-У);
со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Каков порядок признания расходов подотчетного лица?
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих расходы (п. 216 Инструкции № 157н).
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.
На каком счете учитываются расчеты с подотчетными лицами?
Для учета расчетов с данными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н):
по дебету отражается выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;
по кредиту – принятие произведенных за счет подотчетных сумм расходов и возврат неизрасходованного аванса.
Расчеты на счете 0 208 00 000 группируются в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета (п. 217 Инструкции № 157н):
10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;
20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;
30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».
Расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением в 24 – 26-м разрядах номера счета следующих подстатей КОСГУ:
567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».
Как учесть наличные расчеты с подотчетными лицами?
Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Выданы наличные денежные средства под отчет из кассы
0 201 34 610
забалансовый счет 18
Приняты к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета
0 401 20 000
0 109 00 000
0 105 00 000
0 106 00 000
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы
0 201 34 510
забалансовый счет 18
Возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету
0 201 34 610
забалансовый счет 18
Как отразить в учете расчеты с использованием банковских карт?
Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Перечислены с лицевого счета денежные средства на карту, выданную ОФК, для получения наличных денег на основании заявки учреждения
0 210 03 561
забалансовый счет 17
0 201 11 610*
забалансовый счет 18
Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, выданных ОФК, а также оплачены приобретенные услуги (работы, товары) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт
0 210 03 661
забалансовый счет 18
Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом
0 401 20 000
0 109 00 000
0 105 00 340
0 106 00 310
Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств
0 201 23 510
забалансовый счет 17
Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением банковских карт
0 201 11 510*
забалансовый счет 18
1 201 23 610
забалансовый счет 18
* Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.
** Счет применяется казенными учреждениями.
Пример 2.
На банковскую карту работника бюджетного учреждения культуры на основании заявки перечислены с лицевого счета денежные средства в размере 3 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Сотрудник приобрел канцелярские товары на всю сумму, оплатив покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый чеки.
Операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания.
В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Зачислены на карту денежные средства
4 210 03 561
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)4 201 11 610
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)3 000
Оплачены работником с банковской карты канцтовары
4 208 34 567
4 210 03 661
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)3 000
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета
4 105 36 346
4 208 34 667
3 000
Пример 3.
Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник снял с банковской карты всю сумму через банкомат. За наличные средства он приобрел канцтовары на сумму 2 950 руб., а неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внес на карту через банкомат.
В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Зачислены на карту денежные средства
4 210 03 561
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)4 201 11 610
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)3 000
Сняты работником денежные средства с карты через банкомат
4 208 34 567
4 210 03 661
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)3 000
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета
4 105 36 346
4 208 34 667
2 950
Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованных наличных средств
4 201 23 510
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)4 208 34 667
50
Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту
4 201 11 510
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)4 201 23 610
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)50
Выделим основные моменты, которые следует учитывать при организации взаимоотношений с подотчетными лицами и отражении расчетов с ними в бухгалтерском учете:
1) подотчетными лицами могут выступать не только работники учреждения, но и физические лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, а также сторонние лица, привлекаемые для выполнения отдельных полномочий;
2) наличные деньги выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица;
3) при выдаче средств «подотчетникам» учреждение не обязано соблюдать лимит расчета наличными. Однако не следует забывать, что, оплачивая такими средствами товар, услуг, работу, подотчетные лица выступают от имени учреждения (то есть юридического лица, которое не может превышать установленный лимит в рамках одного договора);
4) сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам;
5) подотчетному лицу дается три рабочих дня для предоставления отчета об осуществленных расходах;
6) учет расходов с подотчетными лицами ведется на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000 с указанием в 24 – 26-м разрядах номера счета подстатей 567, 667 КОСГУ.
Принятые и денежные обязательства: учет при аренде и по авансовым платежам
Учреждения бюджетной сферы обязаны вести учет принятых и денежных обязательств. В некоторых случаях стандартную схему оформления обязательств применить нельзя, нужно учитывать особенности операций. В статье рассмотрим механизм принятия обязательств (денежных обязательств) при аренде имущества и по авансовым платежам.
Обязательства при аренде
При аренде имущества обязательства принимаются арендатором единовременно, в сумме арендных платежей за весь срок пользования имуществом, предусмотренный договором.
Денежное обязательство — это обязанность уплатить денежные средства в соответствии с выполненными условиями гражданско-правовой сделки. Поэтому денежные обязательства по аренде принимаются по факту оказания услуги либо при ее предварительной оплате (по авансовому платежу).
Как правило, на момент заключения договора у учреждения нет обязанности сразу погасить всю сумму арендных платежей. Обязательства оплачиваются постепенно, после того, как часть услуги уже оказана (ежемесячно, ежеквартально), согласно графику. Аналогично следует принимать денежные обязательства: по факту оказания услуг.
Пример. Бюджетное учреждение арендовало у ООО помещение на 1 год. Сумма ежемесячного арендного платежа 15 000,00 руб. Аренда квалифицирована как операционная. Аренда отражается по КФО 2. В учете отражены следующие записи:
Дебет 2 506 10 224 Кредит 2 502 11 224 — приняты обязательства на всю сумму договора аренды 180 000,00 руб.;
Дебет 2 111 42 351 Кредит 2 302 24 734 — приняты к учету права пользования объектом аренды на сумму 180 000,00 руб.;
Дебет 2 109 61 224 Кредит 2 104 42 451 — начислена амортизация прав пользования на сумму ежемесячного арендного платежа 15 000,00 руб.;
Дебет 2 502 11 224 Кредит 2 502 12 224 — принято денежное обязательство по фактически оказанным услугам на сумму 15 000,00 руб.
В программе 1С:БГУ 8 ред. 2.0 денежные обязательства могут приниматься автоматически при проведении документа Начисление амортизации прав пользования ОС, НПА.
Обязательства по средствам, выдаваемым в подотчет
Денежные средства в подотчет выдаются на основании заявления подотчетного лица. Этот документ является основанием для принятия обязательства и денежного обязательства.
При принятии к учету расходов подотчетного лица на основании авансового отчета принимать обязательства не требуется. В показатели обязательств дополнительно включается только сумма утвержденного перерасхода по авансовому отчету. Соответственно, если подотчетное лицо возвращает неиспользованные деньги, обязательства корректируются способом «красное сторно».
Пример. Бюджетное учреждение выдает подотчетному лицу аванс в сумме 3 000,00 руб. на прочие услуги по КФО 2. Подотчетное лицо потратило на оплату услуг 3 300,00 руб. Перерасход в размере 300,00 руб. согласован с руководителем. Расходы подотчетного лица приняты к учету на основании авансового отчета. В учете отражены следующие записи:
Дебет 2 506 10 226 Кредит 2 502 11 226 — принято обязательство по выплате подотчетных сумм в размере 3 000,00 руб.;
Дебет 2 502 11 226 Кредит 2 502 12 226 — принято денежное обязательство по выплате подотчетных сумм в размере 3 000,00 руб.;
Дебет 2 208 26 567 Кредит 2 201 34 610, увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 226) — выданы деньги в подотчет на сумму 3 000,00 руб.;
Дебет 2 109 61 226 Кредит 2 208 26 667 — приняты расходы подотчетного лица на сумму 3 300,00 руб.;
Дебет 2 506 10 226 Кредит 2 502 11 226 — принято обязательство на сумму перерасхода 300,00 руб.;
Дебет 2 502 11 226 Кредит 2 502 12 226 — принято денежное обязательство на сумму перерасхода 300,00 руб.
В 1С:БГУ 8 ред. 2.0 денежные обязательства принимаются автоматически при проведении документа Заявление на выдачу аванса.
Обязательства по предварительной оплате товаров, работ, услуг
Обязательства по договорам на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг принимаются при их заключении на всю сумму, предусмотренную договором.
Одним из оснований для принятия денежного обязательства, как было отмечено выше, является предварительная оплата товаров, работ, услуг (авансовые платежи). Казалось бы, в такой ситуации при принятии к учету расходов по соответствующим договорам принимать денежные обязательства не нужно. Однако, Сведения о денежных обязательствах представляются в ГИИС «Электронный бюджет», СУФД, другие внешние системы. Поэтому целесообразно при принятии к учету товаров, работ, услуг принять денежное обязательство в общем порядке и скорректировать «красным сторно» денежное обязательство на аванс. Аналогичную схему предлагает Минфин в письме от 04.02.2020 № 02-06-07/6939.
Пример. Бюджетное учреждение приобретает у ООО прочие услуги на сумму 2 500,00 руб. по КФО 4. Договором предусмотрена предварительная оплата в размере 100%. В учете отражены следующие записи:
Дебет 4 506 10 226 Кредит 4 502 11 226 — приняты к учету обязательства по договору на сумму 2 500,00 руб.;
Дебет 4 502 11 226 Кредит 4 502 12 226 — принято денежное обязательство по предварительной оплате на сумму 2 500,00 руб.;
Дебет 4 206 26 564 Кредит 4 201 11 610, увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 226) — отражена предварительная оплата услуг на сумму 2 500,00 руб.;
Дебет 4 109 61 226 Кредит 4 302 26 734 — приняты к учету прочие услуги на сумму 2 500,00 руб.;
Дебет 4 502 11 226 Кредит 4 502 12 226 — принято денежное обязательство по прочим услугам на сумму 2 500,00 руб.;
Дебет 4 302 26 834 Кредит 4 206 26 664 — зачтен аванс на сумму 2 500,00 руб.;
Дебет 4 502 11 226 Кредит 4 502 12 226 — способом «красное сторно» скорректировано денежное обязательство по предварительной оплате на сумму 2 500,00 руб.
В 1С:БГУ 8 ред. 2.0 денежные обязательства могут приниматься автоматически на основании документов, оформляющих поступление товаров, работ, услуг.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?
Кто считается подотчетным лицом
Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Деньги подотчетникам могут быть выданы:
- на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
- на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.
Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.
Вы допустили ошибку в учёте и не знаете, что делать? Чтобы не биться в панике, пройдите курс повышения квалификации «Исправление ошибок в учете».
Сергей Верещагин, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению, расскажет о способах корректировки отчётности. Завершив обучение, вы получите удостоверение о повышении квалификации на 25 ак.часов, которое будет указано в государственном реестре ФИС ФРДО Рособрнадзора.
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.
За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена.
К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Нюансы командировочных расходов
Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.
При этом нужно учесть, что:
- днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
- расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
- суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).
Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).
Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Проводки для ведения учета на счете 71
Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
- дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
- кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.
Обратите внимание! Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета — приказ директора фирмы.
Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.
