Обнаруженная недостача в результате инвентаризации

В результате инвентаризации выявлена недостача: что делать

Если в магазине по итогам инвентаризации выявлена недостача, ее можно взыскать с сотрудников. Но при условии, что их вина в этом установлена. Сумма возмещения убытков зависит от вида ответственности, к которой они могут быть привлечены по закону. Например, при ограниченной можно взыскать не более среднемесячного заработка, при полной – всю сумму вне зависимости от размера зарплаты. Даже 1 000 000 руб.

Я юрист по трудовому праву. В этой статье я расскажу, что такое недостача и как ее оформить по документам, как привлечь работников к материальной ответственности, и в каких случаях недостача может быть списана. Также вы узнаете, как оформляются бухгалтерские проводки и что делать, если сотрудники отказываются компенсировать убытки добровольно.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 (800) 302-57-35 Бесплатный звонок для всей России.

В статье расскажем:

Что такое недостача

Недостача – это нехватка товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), зафиксированная в результате инвентаризации. По ее итогам оформляется инвентаризационная ведомость, протокол инвентаризационной комиссии и акт о расхождениях.

Пропажа какого имущества считается недостачей:

• товаров на складе;
• готовой продукции;
• основных средств предприятия;
• денежных средств в кассе.

Также работников можно привлечь к ответственности за порчу или пропажу вверенного им оборудования или техники для осуществления трудовых функций. Например, компьютера, ксерокса, и пр.

Сама недостача может возникать по нескольким причинам, от которых и зависит то, будут ли привлекаться сотрудники к материальной ответственности, или нет:

1. Естественная убыль. Под ней подразумевается естественная потеря ТМЦ при сохранении ими потребительских свойств. Например, если вышел срок годности продовольственных товаров. С персонала убытки не взыскиваются.
2. Недопоставка товаров поставщиком. В таком случае нужно решать проблемы с ним, а не с сотрудниками. Но при условии, что последние правильно оформили все документы при приемке.
3. Ошибки в учете или пересортица товаров.
4. Безответственное хранение имущества или продукции лицами, отвечающими за них. К ответственности привлечь можно.

Материальная ответственность работников наступает тогда, когда выявлена причинно-следственная связь между их бездействием или действиями, и недостачей.

Крайне важно правильно провести инвентаризацию

Суды нередко отказывают руководителям во взыскании убытков с работников, если инвентаризация проводится неправильно. Особенности ее проведения регламентируются Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49 «Об утверждении…». Он обязателен для юридических лиц, но и индивидуальные предприниматели (далее – ИП) могут руководствоваться им же.

Что необходимо знать:

1. Инвентаризации бывают плановыми (в соответствии с графиком) и внеплановыми (по просьбе коллектива).
2. Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят сотрудники, бухгалтера, представители администрации предприятия, другие специалисты.
3. Состав комиссии утверждается руководителем. Об этом издается приказ, который затем регистрируется в книге контроля выполнения приказов.
4. Если отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.
5. Комиссии до начала проверки передаются расходно-приходные документы.
6. Фактическое наличие имущества определяется путем подсчета, обмера, взвешивания. Проверка проводится обязательно при участии материально ответственных лиц.
7. Описи подписывают все мат. ответственные лица и члены комиссии.
8. Если в описях есть ошибки, ответственные лица обязаны сообщить о них председателю комиссии.
9. С результатами инвентаризации должны быть ознакомлены все участники и материально ответственные лица под роспись.

Если не предоставить сотрудникам документы по итогам инвентаризации, взыскать убытки с них будет сложнее даже через суд.

Договор о полной материальной ответственности кассира

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника

Виды материальной ответственности работника перед работодателем

Ответственность работников за недостачу

Законом предусмотрены два вида ответственности за недостачу: полная и ограниченная. Первая делится еще на подвиды: коллективную и индивидуальную.

Разберемся, что это означает и сколько денег можно взыскать с работника в случае недостачи ТМЦ по его вине.

Ограниченная

При ограниченной материальной ответственности с сотрудника можно взыскать только сумму, не превышающую средний заработок за месяц (ст. 241 ТК РФ). Даже если размер ущерба значительно выше. Его согласие на возмещение не требуется: достаточно издать приказ (распоряжение) и передать в бухгалтерию. Из зарплаты будут удерживать не более 20%, и так до тех пор, пока не погасится вся сумма (ст. 248 ТК РФ).

Пример: Женщина работает секретарем на предприятии. В результате инвентаризации обнаружена недостача ТМЦ, а именно – системного блока, которым она пользовалась для работы. с нее запросили объяснительную записку, и выяснилось, что блок находится в подсобном помещении. Вместо него она принесла свой из дома, т.к. не хотела скандала на работе.

Было установлено, что блок, принадлежащий организации, был испорчен из-за того, что сотрудница пролила на него кофе. По соглашению сторон она компенсировала работодателю стоимость техники – 30 000 руб.

В такой ситуации можно было договориться о предоставлении своего имущества взамен испорченного. Но только если работодатель не против.

Полная

Здесь название говорит само за себя: если есть основания для привлечения к полной материальной ответственности, то и ущерб работодателю должны компенсировать полностью.

Какие могут быть основания (ст. 243 ТК РФ):

1. С работником заключен договор полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, и выявлена недостача, возникшая по его вине.
2. Ущерб причинен умышленно, в результате административного правонарушения или уголовного преступления.
3. Убытки причинены в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения.
4. Ущерб причинен работником не при исполнении трудовых обязанностей.

Вне зависимости от причины с сотрудника можно взыскать только реальные убытки. Упущенную выгоду – нельзя. Чаще всего же к ответственности привлекаются работники, с которыми заключены соответствующие договоры.

Индивидуальная

Если с сотрудником заключен договор полной индивидуальной материальной ответственности, компенсировать убытки обязан только он. Но и в этом случае можно ежемесячно удерживать не более 20% зарплаты.

Пример: Женщина работала продавцом в небольшом деревенском магазине продуктов. Кроме нее, других сотрудников там не было. Ей по договору было вверено имущество работодателя, а также она отвечала и за деньги.

По результатам инвентаризации обнаружена недостача оборудования, а именно – холодильника, который стоял в углу невостребованным. Она решила, что может забрать его себе и продать. Директор не захотел обращаться в полицию, сторонам удалось договориться мирно. По соглашению продавца обязали компенсировать стоимость холодильника с учетом фактического износа – 15 000 руб.

Коллективная

По договору полной коллективной материальной ответственности недостачу компенсирую все подписавшие его сотрудники. Сумма делится между ними в долях с учетом степени вины каждого. Обычно все делят поровну, но это определяет комиссия и работодатель.

Пример: На складе работают два кладовщика и заведующий. Между ними и работодателем подписан договор полной мат. ответственности коллектива. Недостача была обнаружена по итогам плановой инвентаризации. Установлено, что со склада пропал товар на сумму 100 000 руб.

В ходе служебной проверки выяснилось, что недостача образовалась из-за неправильного оформления документов и безответственного отношения работников. Директор взыскал с них убытки в размере 100 000 руб., т.е. с каждого по 33 333,34 руб.

Уголовная и дисциплинарная ответственность

За недостачу можно привлечь и к уголовной ответственности по ст. 160 УК РФ, если сотрудник присвоил или растратил вверенное ему имущество. Для этого сразу после инвентаризации нужно обратиться в ближайшее отделение полиции с заявлением.

Если вина работника будет установлена судом, его можно уволить сразу после того, как приговор вступит в законную силу.

Пример: Мужчина работал водителем-экспедитором в торговой компании. В его обязанности входила доставка продукции по другим магазинам. Договор полной индивидуальной мат. ответственности с ним подписан.

Однажды по итогам ревизии была выявлена недостача. Потом комиссия установила, что она образовалась из-за того, что водитель часть продукции привозил в магазины, а еще часть оставлял себе для дальнейшей перепродажи со своей наценкой. Контрагенты же недовоз замечали нечасто, а если и замечали, то водителю приходилось отдавать то, что он собирался перепродать.

Общая сумма ущерба превысила 300 000 руб. Директор подал заявление в полицию вместе с копиями инвентаризационных документов, акта служебного расследования и объяснительной записки. В итоге суд привлек виновного к уголовной ответственности и приговорил к штрафу в 100 000 руб. Также он обязан компенсировать убытки работодателю. С работы его уволили.

Привлечение к уголовной ответственности или увольнение не освобождает от обязанности возместить убытки организации.

Как взыскать ущерб: пошаговая инструкция

Если все инвентаризационные документы оформлены, для взыскания убытков с работника нужно сделать следующее:

1. Потребовать объяснительную записку. Если он отказывается ее предоставлять, составляется соответствующий акт.
2. Назначить комиссию и организовать служебное расследование. Оно нужно, чтобы установить вину сотрудника, обстоятельства произошедшего и точную сумму ущерба, если пропало или испорчено имущество, состоящее на балансе предприятия.
3. Ознакомиться с актом служебного расследования, отдать его сотруднику на подписание.
4. Издать приказ о взыскании материального ущерба. С ним нужно ознакомить виновного в течение трех дней.
5. Заключить соглашение о возмещении ущерба, если он превышает среднемесячный заработок и сотрудник согласен компенсировать все добровольно.

Потом приказ о взыскании и соглашение о возмещении передаются в бухгалтерию. На основании этих документов бухгалтер будет удерживать часть зарплаты в счет компенсации убытков.

Иногда нельзя взыскивать убытки с работника, даже если с ним заключен договор полной мат. ответственности. Например, если недостача выявлена и имущество пострадало в результате стихийного бедствия, пожара, аварии, катастрофы или иных обстоятельств, которые сотрудник не мог контролировать.

Бухгалтерские проводки

Разберемся на примере, как отразить недостачу в бухгалтерском учете:

В магазине выявлена недостача 10 000 руб., эта сумма не превышает среднемесячный заработок продавца (30 000 руб. за вычетом НДФЛ). Единовременно из его зарплаты можно удерживать не более 20% или 6 000 руб.

Когда нужно идти в суд

Можно взыскать недостачу в сумме, превышающей среднемесячный заработок сотрудника, даже без его согласия. Для этого необходимо подать исковое заявление в районный суд по месту жительства ответчика.

Для разбирательств понадобятся все инвентаризационные документы. Судья будет проверять, правильно ли проводилась инвентаризация. Как я говорила ранее, это играет важную роль при принятии решения. Также необходимо запастись всеми документами, оформленными в ходе служебного расследования.

Если сотрудник согласился возмещать убытки добровольно, а потом перестал выплачивать, их тоже можно взыскать в судебном порядке. Даже если он уволился.

Судебная практика

Рассмотрим несколько примеров дел о взыскании недостачи через суды:

№1. Мужчина устроился работать помощником продавца в офис продаж. С ним был заключен договор полной индивидуальной материальной ответственности.

Позднее по результатам инвентаризации была выявлена недостача товаров, после чего помощник продавца уволился. Убытки он компенсировать отказался. Работодатель обратился в суд и потребовал взыскать с него всю сумму.

Однако суд отказал в удовлетворении иска, т.к. истец не смог подтвердить поставку товаров, недостачу которых выявила инвентаризация. Соответственно, и оснований для взыскания убытков с работника не было (Решение № 2-360/2020 2-360/2020(2-4926/2019;)~М-3891/2019 2-4926/2019 М-3891/2019 от 27 мая 2020 г. по делу № 2-360/2020).

№2. Две женщины работали у ИП продавцами. С ним был заключен договор полной коллективной мат. ответственности. В ходе инвентаризации выявлена недостача вверенных ТМЦ на сумму свыше 250 000 руб. Компенсировать убытки добровольно сотрудницы отказались.

ИП обратился в суд и потребовал взыскать с ответчиц убытки, расходы по уплате госпошлины. Ответчики возражали против удовлетворения иска, поскольку бывший работодатель пропустил срок исковой давности.

Рассмотрев дело, суд отказал в удовлетворении требований, согласившись с ответчиками. Истец пропустил срок исковой давности, и уважительных причин пропуска не было (Решение № 2-959/2018 2-959/2018~М-911/2018 М-911/2018 от 28 ноября 2018 г. по делу № 2-959/2018).

Ответы юриста на частные вопросы

Я уронил на пол компьютер нечаянно, он разбился. В ходе инвентаризации директор обнаружил это, теперь хочет взыскать с меня ущерб. Законно ли это? Я же не специально.

Да, законно. Но привлечь к полной материальной ответственности нельзя, если компьютер не был вверен лично вам и с вами не заключался договор полной ответственности. Из зарплаты могут удерживать только 20%.

Да. Например, если виновные лица не установлены, или имущество похищено, но полиция не нашла тех, кто это сделал. Также недостачу можно списать за счет чистой прибыли.

Если руководитель взыскал убытки через суд и уже есть исполнительный лист, удерживать можно до 50%. Даже если исполнительных документов несколько, все равно половину зарплаты должны перечислять лично работнику.

Сотрудник вправе добровольно компенсировать сразу всю сумму, договориться с директором об отсрочке или рассрочке платежей.

Какую сумму можно взыскать с руководителя, если с ним не заключен договор полной мат. ответственности, но его вина в недостаче установлена?

Для руководителей предусмотрена полная материальная ответственность по закону (ст. 277 ТК РФ). Даже если нет договора, можно взыскать всю сумму.

Заключение эксперта

1. Если по результатам инвентаризации выявлена недостача, нужно организовать служебную проверку и выяснить, кто в ней виновен и при каких обстоятельствах она возникла.
2. Привлечь персонал к материальной ответственности за недостачу можно, если установлена его вина в ней.
3. Если нет договора полной мат. ответственности, с работника можно взыскать только сумму, не превышающую среднемесячный заработок. Но при условии, что нет других оснований для привлечения к полной ответственности, предусмотренных ст. 243 ТК РФ.

Если у вас остались вопросы, задайте их нашим юристам прямо сейчас и получите бесплатную консультацию!

Юрист, автор сайта
(Гражданское право, стаж 7 лет)

Ограниченная материальная ответственность работника

Как составить приказ о материальной ответственности работника

Как составить договор о коллективной материальной ответственности

Материальная ответственность сторон трудового договора по ТК РФ

Дисциплинарная ответственность военнослужащих

Инвентаризация: что делать, если выявлена недостача?

На каждом предприятии, независимо от типа его финансово-хозяйственной деятельности, остро стоит вопрос соответствия количества материальных ценностей на его складах и имеющейся документации.

В идеале эти показатели должны совпадать, однако на практике такое бывает крайне редко.

Как определяется недостача продукции при инвентаризации?

Основная сложность контроля за состоянием материальных ценностей, числящихся на балансе организации — это так называемая естественная убыль или нормируемые потери (порча, усушка и т. д.).

Кроме того, зачастую на предприятиях случаются факты хищения, которые остаются нераскрытыми и, естественно, никак не отражаются в бухгалтерской отчётности.

Человеческий фактор — ещё одна причина появления недостачи, излишков, пересортицы и т. д.

С целью избежать материальной ответственности работников в случае обнаружения недостачи имущества в организациях проводятся инвентаризации.

1. Началу данной процедуры предшествует подготовительный этап — подготовка отчётной документации. На этом этапе бухгалтерия проводит подсчёты всего имеющегося на балансе имущества, а в случае обнаружения несостыковок ответственные лица документально подтверждают эти факты.
2. Затем сотрудники приступают непосредственно к инвентаризации, т. е. подсчёту. Он может выполняться как вручную, так и с помощью разнообразных технических средств. Результаты подсчётов также фиксируются за подписью членов инвентаризационной комиссии.
3. Заключительный этап — и есть процесс выявления недостачи продукции: сравнение данных бухгалтерских расчётов и реального количества продукции на складах организации. Если различия между учётным и реальным количеством по некоторым позициям слишком велико, назначается повторная инвентаризация с новым составом комиссии.

После проведения (при необходимости) повторной процедуры инвентаризации, производится пересчёт выявленных расхождений в денежный эквивалент. Он может быть как положительным (экономия), так и отрицательным (недостача).

Независимо от этого, значительное расхождение — повод для служебного расследования службы безопасности, поскольку причиной недостачи может быть факт хищения, а излишка — обман клиентов или махинации с документами.

Как оформить недостачу?

При оформлении недостачи учитывается её вид: по причине естественной убыли, по вине третьих лиц (например, в результате хищения) и из-за непредвиденных обстоятельств.

Недостача в рамках норм естественной убыли причисляется к статье расхода «Издержки производства и обращения». Стоит отметить, что потери в результате недостачи приравниваются к материальным расходам. Предельно допустимые нормы в этом случае определяются законодательно на уровне Министерств, но не внутренними документами организации.

В рамках норма естественной убыли

В бухгалтерской отчётности недостача в рамках норм естественной убыли оформляется следующим образом:

При инвентаризации продовольственного магазина была выявлена недостача продукции в рамках норм естественной убыли. Продажная стоимость выявленной недостачи — 2000 рублей, торговая наценка на недостающий товар — 500 рублей.

Отображение в бухгалтерских проводках:

• Дт 94 Кт 41: 1500 — сумма недостачи по продажным ценам;
• Дт 94 Кт 42: 500 — сумма торговой наценки на недостающий товар;
• Дт 44 Кт 94: 1500 — покупная стоимость недостачи в составе издержек обращения.

В результате неконтролируемых обстоятельств

Недостача, возникшая в результате неконтролируемых обстоятельств, а также в случаях, когда виновные не найдены или суд отказал в возмещении ущерба, недостача списывается на финансовые результаты организации.

91–2, 02, 94 01, 94

В этом случае недостающие материальные ценности приравнивают к внереализационным расходам.

В строительной организации по результатам очередной инвентаризации выявлен факт недостачи бетоносмесителя (покупная стоимость — 15 тыс. рублей, амортизация — 2500 рублей). Виновные лица не выявлены.

Отображение в бухгалтерских проводках:

• Дт 02 Кт 01: 2500 — сумма амортизации;
• Дт 94 Кт 01: 15000 — стоимость основного средства;
• Дт 91-2 Кт 94: 15000 — сумма недостачи при отсутствии ответственных лиц.

В результате хищения

Недостача в результате хищения подразумевает материальную ответственность работников (ограниченную или полную, индивидуальную или коллективную).

73, 50, 51, 70 94, 91, 73

Недостача в размере 12500 списывается с заработной платы виновного сотрудника частями (по 1250 рублей ежемесячно).

Отображение в бухгалтерских проводках:

Дт 70 Кт 73: 1250 — часть суммы недостачи удержана из зарплаты виновного лица.

Взыскание ущерба с виновных лиц

Если в результате инвентаризации выявлена недостача, виновником которой признан сотрудник организации, работодатель вправе взыскать с него сумму нанесённого ущерба. Процедура взыскания выглядит так:

1. создание комиссии;
2. проведение инвентаризации;
3. установление причин недостачи;
4. письменное разъяснение сотрудником данного факта;
5. составление акта при отказе работника дать письменное объяснение.

Размер материального ущерба, причинённого организации в результате порчи или утраты имущества, определяется на основании рыночных цен, действующих на момент причинения ущерба, но не менее его покупной стоимости с учётом степени износа.

Если выяснить день причинения ущерба не представляется возможным, работодатель вправе объявить им день фактического обнаружения недостачи.

Если сумма ущерба не превышает средней заработной платы работника, основанием для взыскания денежных средств является приказ работодателя, изданный в течение одного месяца с момента определения размера ущерба. Если работник не против добровольного возмещения недостачи, приказ не составляется.

В случаях, когда со дня обнаружения недостачи прошло больше месяца, сумма ущерба превышает месячный заработок работника или он не согласен на возмещение убытков, работодатель может обратиться в суд.

Если ответственным за
факт недостачи признан рабочий коллектив, то степень материальной ответственности отдельного сотрудника определяется с учётом вины каждого работника, его заработной платы и трудового стажа в организации.

Наиболее часто при определении размера возмещения ущерба каждого члена коллектива пользуются формулой: произведение общей суммы ущерба на среднемесячную заработную плату работника за период с предпоследней инвентаризации до выявления недостачи по отношению к зарплате всего коллектива с учётом трудового стажа.

Узнайте в нашей статье, о том, как рассчитать среднюю заработную плату.

Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и безтарифной) вам понадобится изучить эту статью.

Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

Выявление излишков

При проведении инвентаризации возможна и обратная ситуация: выявлены излишки.

В этом случае также необходимо провести служебное расследование для выявления причин расхождения между учётными и реальными данными. Поскольку ущерб организации в этом случае не причинён, наказать виновных материально не получится, но дисциплинарное взыскание сделать необходимо, ведь зачастую излишки — признак подготовки к воровству.

В бухгалтерской документации выявленные излишки проводят как прочие доходы, учитывая их по рыночной стоимости на сегодняшний день. Записываются они так:

Выявлены недостачи. Как их удержать.

Если в результате инвентаризации выявлены недостачи, то они должны быть возмещены работником. Но для того чтобы взыскать с работника материальный ущерб, нужно выполнять все предусмотренные законом действия. Правильно отразить результаты инвентаризации, создать специальную комиссию для расследования, взять у работника объяснения. Если этого не сделать, то организацию могут ждать штрафы за нарушения законодательства, а также разбирательства с работником в суде.

На что обратить внимание при проведении инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут признаны не действительны.

Материально ответственные лица инвентаризационной комиссии дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Результаты проведенной инвентаризации обязательно должны быть оформлены документально. На практике продолжают использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

При проведении инвентаризации на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц составляется инвентаризационная опись. Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии.

Согласно п. 4.1 Методуказаний на расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей оформляется сличительная ведомость. Этот документ нужен для отражаются результатов инвентаризации в случае отличия фактических данных от учетных. Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (ф. ИНВ-18 и ф. ИНВ-19).

На основании результатов работы комиссии, оформленных протоколом, сличительной ведомостью или актом, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Для этого издается приказ о результатах инвентаризации и удержании недостач с виновных лиц.

В случае существенных нарушений при проведении инвентаризации удержания недостач с работника могут быть признаны неправомерными.

Поэтому во время инвентаризации следует обратить внимание на следующие обстоятельства:

— отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний);

— участие материально ответственного лица является обязательным. В случае отказа от участия составляется соответствующий акт членами комиссии (п. 2.8 Методических указаний);

— описи должны содержать подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц (п. 2.10 Методических указаний).

Помимо надлежащего оформления инвентаризации работодатель обязан создать все условия для сохранности имущества, а также должным образом оформить трудовые отношения с работником и договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей (п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Если работодатель нарушил трудовое законодательство, не заключив с работником трудовой договор, не ознакомив его с должностной инструкцией, то он тем самым не проинформировал работника о его трудовых обязанностях, его ответственности.

Таким образом, в случае, если работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений в законодательно установленном порядке, работодатель не имеет права взыскивать с работника материальный ущерб, который возник при исполнении работником своих трудовых обязанностей ненадлежащим образом (Определение Ленинградского областного суда от 28.06.2012 по делу N 33а-2646/2012).

В трудовом законодательстве закреплены правовые нормы, предусматривающие материальную ответственность работника перед работодателем. Нанесенный работником ущерб должен быть возмещен, при чем не зависимо от того, привлечен ли он к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности, или нет. На это указывает ст. 248 Трудового кодекса РФ.

При проведении инвентаризации могут быть выявлены недостачи товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, вверенных ему на основании договора о материальной ответственности. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли в соответствии с п. 5.1. Методуказаний по инвентаризации относятся на виновных лиц.

По общему правилу в ходе инвентаризации определяется размер ущерба путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А для того чтобы определить виновных лиц и причины возникновения недостач, необходимо провести служебное расследование. На такой порядок указывает правовая норма трудового законодательства, приведенная в ст. 247 ТК РФ.

Комиссия для расследования выявленных недостач

Для проведения служебного расследования, руководитель имеет право создать комиссию и утвердить ее приказом. В приказе, также устанавливаются сроки служебного расследования и порядок оформления и представления результатов.

Порядок проведения расследования желательно урегулировать локальным нормативным актом организации. Однако и отсутствие такого документа не может помешать расследованию. При этом комиссией изучаются документы, в том числе акты, описи, первичные документы по учету, фактически проводится пересчет, берутся объяснения от различных работников, изучаются докладные (служебные) записки и пр.

Результатом работы комиссии должен стать акт служебного расследования, в котором нужно указать состав комиссии, дата составления и период проведения расследования, предпосылки проведения и установленные комиссией факты, сделанные ею выводы с обоснованием (наличие или отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения работника; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба работодателя, размер ущерба и т.д.).

Отдельно может составляться заключение по результатам расследования. В нем обычно отражается краткая информация по результатам расследования. Акт и заключение в обязательном порядке должны быть подписаны всеми членами комиссии. После этого с актом и заключением должны быть ознакомлены под личную подпись материально ответственные лица, которые признаны виновными в недостаче.

И еще один документ, который может быть составлен по результатам расследования — это акт, которой оформляется в случае отказа от ознакомления или от проставления личной подписи в ознакомлении материально ответственным лицом.

Работник должен написать объяснительную

В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 247 ТК РФ у материально ответственного работника, у которого обнаружена недостача, должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ от предоставление объяснительной нужно отразить в акте.

На практике, для выполнения данной процедуры привлечения к ответственности, можно поступать следующим образом.

Необходимо уведомить работника об истребовании у него объяснения по факту недостачи товаро-материальных ценностей.

Если работник отказывается их давать, то ему следует направить письменное уведомление с запросом объяснений и потребовать, чтобы он расписался в получении уведомления.

Если же работник отказывается подписать уведомление, следует зачитать его работнику вслух в присутствии свидетелей.

Если же и после этого работник отказывается давать письменное объяснение, то в этом случае оформляется акт об отказе или уклонении работника от дачи объяснений. С актом работник тоже должен быть ознакомлен под роспись, в случае отказа об этом делается соответствующая отметка.

Пленумом ВС РФ в Постановлении N 52 фактически установлена презумпция вины по отношению к материально ответственным лицам, то есть если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и создания условий для сохранности вверенных ценностей, то в случае возникновения у этого работника недостачи, последний обязан самостоятельно доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба. Таким образом, не работодатель должен доказывает вину работника, а работник доказывает, что недостача произошла не по его вине. Однако мы все же не рекомендуем наказывать материально ответственных лиц без проведения расследования и соответствующего документального оформления.

Взыскание ущерба

Перед принятием решения о взыскании недостач с работника у работодателя должны быть следующий пакет документов:

— документы, подтверждающие результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акт о выявленных расхождениях);

— письменное объяснение работника о причинах недостач (либо акт об отказе от дачи объяснений);

— Акт (заключение) комиссии по результатам служебного расследования, в котором фиксируются вина работника, противоправность совершенных им действий, а также причинно-следственная связь между его действиями и возникшим у работодателя ущербом.

Со всеми материалами служебной проверки работник (его представитель) вправе ознакомиться.

По результатам расследования, руководитель должен принять решение о взыскании ущерба с виновного лица или о не взыскании. Трудовое законодательство (ст. 240 ТК РФ) предоставляет работодателю право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. В любом случае данное решение должно быть оформлено в виде приказа (распоряжения) по организации. Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднемесячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

Хотелось бы обратить внимание на один существенный момент. В соответствии со ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Данный факт может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба. Для примера приведем Решение Головинского районного суда г. Москвы от 11.04.2012 по делу N 2-1170/12. Суд посчитал, что работодателем не были созданы надлежащие условия, необходимые для обеспечения полной сохранности имущества, вверенного как работнику, так и коллективу (бригаде), не были приняты меры по выявлению и устранению причин, препятствующих обеспечению сохранности вверенного имущества. В связи с этим в иске было отказано. Кроме этого судьи так же указали на то, что инвентаризация проходила с нарушением требований, содержащихся в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

При принятии решения о возмещении размера ущерба работником, нужно учесть следующее. Размер ущерба должен определятся по фактическим потерям, рассчитанным исходя из рыночных цен, действующих в данной местности, на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета, принимая в расчет степень его износа. Причем, в случае, если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения (п. 13 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52).

Обратите внимание, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника только в тех случаях, которые указаны в статье 243 Трудового кодекса РФ. В частности, это могут быть ситуации, при которых:

— такая ответственность возложена в соответствии с действующими законами;

— выявлена недостача ценностей, вверенных работнику на основании договора о полной материальной ответственности или полученных им по разовому документу;

— ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда или в результате административного проступка;

— работник действовал умышленно или в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, а также когда он не исполнял трудовые обязанности.

В остальных случаях размер ущерба, который можно взыскать с работника, ограничен пределами его месячного заработка. Об этом сказано в статье 241 Трудового кодекса РФ. То есть независимо от размера причиненного ущерба работник обязан возместить сумму, которая не превышает размера его средней заработной платы за месяц (определение Московского областного суда от 17 июня 2010 г. № 33-11823).

При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации. При этом расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев ( ст. 139 Трудового кодекса РФ ).

Также нужно иметь в виду, что сумма удержания не должна превышать 20 процентов заработка, а, следовательно, взыскание ущерба может растянуться на несколько месяцев.

Ситуация, когда работник признал свою вину

В случае, если работник признает свою вину и не против возместить ущерб добровольно, с него лучше взять расписку с обязательством погасить сумму материального ущерба в оговоренные сторонами сроки. Согласно ч. 4 ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично; по соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

По расписке, данной работником в качестве обязательства погашения ущерба, работник имеет право погашать сумму задолженности и более среднего месячного заработка — в той сумме, которая оговорена им в расписке. Не будет нарушением и досрочное погашение долга работником в сумме регулярных платежей большей, нежели определено в расписке, — до покрытия всей суммы ущерба. Ограничений в данном случае законом не установлено. Даже если работник будет увольняться и откажется погашать остаток задолженности по возмещению ущерба, организация-работодатель на основании этого письменного обязательства сможет взыскать с него задолженность в судебном порядке.

В силу ч. 1 ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Как рассчитывать указанное ограничение: со всей начисленной суммы или после удержания НДФЛ? По мнению представителей Минздравсоцразвития России, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (Письмо от 16.11.2011 N 22-2-4852).

При этом, если работник соглашается на погашение причиненного материального ущерба и принимает на себя обязательство по возмещению ущерба в добровольном порядке, то это означает что он имеет право представить соответствующее заявление работодателю об удержании суммы ущерба из заработной платы свыше 20% (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.01.2013 N 33-303/2013, Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 28.06.2012 по делу N 33-7367/2012 и др.).

Проще всего если работник разом внесет в кассу работодателя свои личные денежные средства в размере, соответствующем оценке причиненного им ущерба. Также с согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить то, что повреждено.

Возможен и комбинированный вариант – когда часть суммы ущерба работник погашает сразу (наличными деньгами, имуществом или иным способом), а остальная часть ежемесячно удерживается из его заработной платы до полного погашения задолженности.

Обратите так же внимание на следующее. Пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации установлено, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

При этом работодатель вправе отказать виновному лицу в зачете излишков при определении материальной ответственности, так как в п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации указано, что такой зачет допускается только в порядке исключения, т.е. обязанность работодателя осуществлять зачет не установлена.

Ситуация, когда работник не признал свою вину

Если же работник добровольно возмещать ущерб не хочет, работодателю нужно издать распоряжение о взыскании с виновного суммы причиненного ущерба. На его основании можно взыскать сумму, не превышающую среднего месячного заработка. Такое распоряжение составляется в произвольной форме и может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончания мероприятий по определению размера ущерба и причин его возникновения.

Конечно же, в распоряжении (приказе) о взыскании ущерба должна присутствовать и подпись виновного работника о его ознакомлении и согласии с содержанием приказа.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, то взыскать его можно только через суд.

В судебном порядке придется взыскивать ущерб и в случаях, когда:

— работник не согласен добровольно возместить ущерб, размер которого превышает его средний месячный заработок (ст. 248 Трудового кодекса РФ);

— работник дал письменное обязательство о возмещении ущерба, но затем уволился и отказался его исполнять (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

При этом необходимо учитывать следующее. На основании ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных ч. 1 и 2 ст. 392 ТК РФ, они могут быть восстановлены судом (Апелляционное определение Омского областного суда от 19.09.2012 по делу N 33-5469/2012).

Отражение в учете

В соответствии с пп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, пп. «б» п. 30, п. 128 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм покрываются за счет виновных лиц. Недостача материальных ценностей списывается со счетов учета по их фактической себестоимости и отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций расчеты с работниками организации по возмещению материального ущерба, причиненного ими организации, ведутся на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В дебет этого субсчета с кредита счета 94 списывается сумма недостающих МПЗ по фактической себестоимости В соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени его износа.

В силу абз. 3 п. 16 ПБУ 9/99 «Доходы организации» возмещение причиненных организации убытков признается в составе доходов в бухучете в отчетном периоде, в котором судом вынесено решение об их взыскании или они признаны должником. Это касается образующейся разницы между рыночной стоимостью МПЗ, подлежащей взысканию с виновного лица, и стоимостью, по которой эти ценности были учтены в балансе. То есть эту сумму нужно учесть в доходах на дату признания причиненного ущерба виновным лицом независимо от фактического погашения (возмещения) долга.

Выявление недостачи и взыскание ущерба с виновных лиц отражаются в бухгалтерском учете аптеки следующим образом:

Дебет 94 Кредит 41 — выявлена недостача товара на основании результатов инвентаризации;

Дебет 73-2 Кредит 94 — отражена сумма недостачи, подлежащая взысканию с виновных лиц, на основании приказа руководителя;

Дебет 91-2 Кредит 94 — отражена разница между размером недостачи и суммой, которая взыскивается с работников;

Дебет 70 Кредит 73-2 — произведено удержание из заработной платы в счет возмещения ущерба;

Дебет 50 Кредит 73-2 — отражено погашение недостачи наличными денежными средствами в кассу организации;

Дебет 94 Кредит 73-2 — отражена сумма ущерба, во взыскании которой отказано по решению суда.

Законодательство не предусматривает особой методики расчета среднемесячного заработка в таком случае. Для всех случаев сохранения среднего заработка установлен единый порядок его расчета на основании среднедневного (часового) заработка (ст. 139 ТК РФ). Поэтому при расчете суммы материального ущерба необходимо использовать именно его.

Стоимость ущерба, удерживаемого из дохода сотрудника, не должна превышать его среднемесячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В данном случае среднемесячный заработок следует рассчитывать на основании среднедневного (часового) заработка и рабочих дней (часов) в течение того месяца, в котором был обнаружен материальный ущерб (ст. 139 ТК РФ, п. 9 и 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).