При инвентаризации обнаружена недостача проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете (2020-2021)

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете имеет двойственную природу: во-первых, итоги процедуры фиксируются в первичке, во-вторых, отражаются в бухгалтерских регистрах. Изучим подробнее, каким образом решаются обе задачи.

Документальное оформление инвентаризации на предприятии

Используемые при инвентаризации документы можно классифицировать:

1. На те, что подготавливаются до инвентаризации:
   
   руководителя о формировании инвентаризационной комиссии (форма по приложению 1 к Методическим указаниям, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49), который регистрируется в Книге учета (форма по приложению 2 к Методическим указаниям); о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), регистрируемый в журнале учета (форма ИНВ-23);
   • имеющиеся первичные документы, в которых отражаются данные по объектам инвентаризации (акты, накладные, ПКО, РКО);
   • опись соответствующих первичных документов по состоянию на определенное число (которое должно наступать ранее даты проведения или начала проведения инвентаризации);
   • расписки материально ответственных сотрудников о том, что первичные документы по объектам инвентаризации сданы в бухгалтерию, объекты оприходованы или списаны (опять же по состоянию на день, наступающий ранее даты начала инвентаризации).

1. На те, что оформляются в процессе инвентаризации:
   
   (подписываемые комиссией и материально ответственными сотрудниками);
   • акты сверки описей и данных бухгалтерского учета; .

1. На те, что закрепляют результаты инвентаризации:
   
   , отражающий результаты работы инвентаризационной комиссии;
   • ведомость, в которой отражаются результаты инвентаризации (форма ИНВ-26); руководителя об утверждении итогов инвентаризации.

Рассмотрим подробнее специфику документов, используемых конкретно для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете, в том числе применяемых в качестве оправдательных при формировании бухгалтерских проводок.

В каких документах отражать итоги инвентаризации

Отражение итогов инвентаризации в учете фактически начинается уже на этапе заполнения инвентаризационных описей.

То, в каком документе отразить результаты инвентаризации, определяется сущностью проверяемого актива.

Речь может идти о таких документах, как, например, унифицированные формы:

• ИНВ-1 (для описи основных средств);
• ИНВ-3 и ИНВ-4 (для описи ТМЦ); (для описи наличных денежных средств);
• ИНВ-17 (для описи дебиторских и кредиторских задолженностей).

Главные сличительные ведомости для отражения результатов инвентаризации в учете — формы ИНВ-18 и ИНВ-19.

Общий итог инвентаризации по предприятию может быть подведен в ведомости, подобной той, что составляется по форме ИНВ-26.

Предприятие вправе использовать любые другие формы вместо указанных унифицированных. Но вне зависимости от природы используемых форм их применение должно быть закреплено в учетной политике.

О каких же результатах инвентаризации может идти речь?

Так или иначе, по итогам инвентаризации могут быть выявлены:

(превышение количества и стоимости объектов учета над теми, что отражены в первичке); (меньшее количество и стоимость объектов учета по сравнению с отраженными в первичке):
• пересортица на торговом предприятии или складе поставщика в ретейле (наличие излишек и недостач по разным сортам однотипного товара, например по разным сортам яблок);
• отсутствие излишек и недостач.

По первым трем результатам инвентаризации бухгалтерский учет сопровождается формированием отдельных проводок в регистрах. Оправдательными документами в этом случае будут указанные описи и сличительные ведомости.

Рассмотрим подробнее, каким образом излишки, недостачи и пересортица отражаются в проводках.

Выявлены излишки: какими будут проводки

Излишек — это выявление большего количества объектов учета по сравнению с тем, что отражено в первичке. Излишки в стоимостном выражении подлежат включению во внереализационные доходы фирмы на основании данных о рыночной стоимости объектов учета (п. 20 ст. 250 НК РФ, письмо Минфина России от 06.06.2008 № 03-03-06/4/42).

В связи с этим указанные выше документы, применяемые для бухучета результатов инвентаризации имущества предприятия, могут быть дополнены иными, которые показывают рыночную стоимость объектов учета по состоянию на дату проведения инвентаризации.

Используя подготовленные документы, бухгалтер формирует на дату проведения инвентаризации проводки:

• по дебету — с указанием счета, на котором отражается учитываемый актив (например, Дт 08, если выявлены излишки по основным средствам);
• кредиту счета 91 (субсчет 1, соответствующий прочим доходам).

Далее рассмотрим, как отражается в учете недостача.

Выявлена недостача материалов: проводки

В свою очередь, недостача может быть связана:

• с потерями того или иного количества объектов учета при наличии виновных лиц;
• потерями без виновных лиц.

Важный критерий учета недостачи в случае, если рассматриваемые активы представлены материально-производственными запасами, — ее величина в сравнении с нормативами по естественной убыли, установленными для того или иного объекта учета. Если в результате инвентаризации выявлена недостача материалов, проводки, при условии что недостача не превышает нормативы (вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц), будут оформлены следующие:

• Дт 94 Кт 10 (или соответствующий иному активу счет, например 41 или 43);
• Дт 20 (или иной, характеризующий конкретный бизнес-процесс, в котором используется актив) Кт 94.

Если недостача не может быть отнесена на естественную убыль (вследствие превышения нормативов или их отсутствия), то она:

1. При отсутствии виновных лиц списывается в прочие расходы.
   При этом в бухгалтерских регистрах отражаются:
   
   • проводка, фиксирующая факт недостачи: Дт 94 Кт 10 (либо по иному активу);
   • проводка, указывающая на отсутствие виновных лиц: Дт 91 Кт 94.

1. При наличии виновных лиц компенсируется ими.
   Проводки:
   • Дт 94 Кт 10 (показывает факт недостачи);
   • Дт 73 Кт 94 (показывает факт выставления виновному лицу требований о компенсации);
   • Дт 50 Кт 73 (показывает факт получения компенсации от виновного лица через кассу).

Еще один примечательный сценарий инвентаризации (актуальный главным образом для торговых предприятий, но заслуживающий внимания) — установление факта пересортицы. Рассмотрим, каким образом при нем осуществляется оформление результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Пересортица: проводки

При обнаружении пересортицы фирма может:

• отразить обнаруженные излишки и недостачи в учете рассмотренными нами выше способами;
• взаимным образом зачесть излишки и недостачи.

Для наглядности рассмотрим пример отражения зачета превышения излишек над недостачей в бухгалтерском учете.

По итогам инвентаризации выявлены:

• недостача яблок сорта «антоновка» весом 200 кг на общую сумму 20 000 руб. (стоимость килограмма — 100 руб.);
• излишек яблок сорта «Гренни Смит» весом 300 кг на общую сумму 15 000 руб. (стоимость килограмма — 50 руб.).

• оприходование лишних яблок (100 кг — разница между излишком и недостачей) «Гренни Смит» (Дт 41 (аналитика «Гренни Смит») Кт 91, сумма — 5000 руб.);
• зачет недостачи по антоновке (200 кг), причем по цене «Гренни Смит» (Дт 41 «Гренни Смит» Кт 41 «Антоновка», сумма — 10 000 руб.);
• отражение денежных потерь фирмы от недостачи антоновки (Дт 94 Кт 41, сумма — 5000 руб., 100 кг разницы по весу товара умножаем на 50 кг разницы по стоимости товара за килограмм);
• выставление виновному за пересортицу лицу требований по компенсации денежных потерь (Дт 73 Кт 94, сумма — 5000 руб.).

В случае отсутствия виновного лица применяются рассмотренные нами выше проводки по отнесению потерь на естественную убыль либо прочие расходы.

Инвентаризация обязательна для любых активов предприятия. Ее итогами могут быть выявление излишков, недостач, в торговом бизнесе — установление пересортицы. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете зависит от возможностей применения нормативов по естественной убыли, наличия или отсутствия лиц, ответственных за появление недостачи или пересортицы.

Бухгалтерские проводки по учету результатов инвентаризации

Бухгалтерское отражение результатов инвентаризации в учете осуществляется в зависимости от найденных отклонений:

• недостачи и порчи учитываются на 94 счете;
• стоимость недостач взыскивается с виновных лиц либо за счет прибыли;
• излишки учитываются как доход и отражаются на 91 счете;
• найденные при инвентаризации ошибки исправляются без влияния на проводки.

Инвентаризация — это необходимый инструмент контроля, который организации применяют в отношении своего имущества. С помощью процедуры инвентаризаций руководство следит за состоянием и наличием своих активов.

Когда надо инвентаризировать активы

Любое имущество можно оценить в денежном выражении и описать с помощью бухгалтерских проводок согласно действующему законодательству. Как правило, в учетной политике компании прописывается очередность проведения инвентаризаций. В сущности, закон не ставит ограничений по срокам. Любая компания, у которой на балансе имеется имущество, может проверять его сколько угодно.

Зачастую компании предпочитают привязывать проведение процедуры к концу отчетного периода:

• ежемесячно;
• ежеквартально;
• ежегодно;
• раз в три года.

Это правило не касается обязательных инвентаризаций. Все фирмы осуществляют инвентаризацию из-за существенных поводов. Список можно увидеть в п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ:

• меняется ответственное лицо;
• активы продаются, покупаются или передаются в аренду;
• обнаружен случай хищения;
• перед годовой отчетностью;
• предприятие подлежит реорганизации или ликвидации;
• произошло стихийное бедствие.

Что и как нужно сделать

Последовательность следующего проведения утверждена при помощи Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Для инвентаризации утверждается рабочая комиссия из персонала, согласованного руководителем фирмы. Зачастую это неизменный состав. В некоторых ситуациях, помимо основной, утверждается дополнительная рабочая комиссия для ускорения действий. Так бывает, когда активы разбросаны по разным зданиям в приличном количестве.

Отдел бухгалтерии фирмы готовит инвентаризационные описи. В распечатках имущественные активы представлены так, как числятся в программе. Есть возможность скачать типовые формы в Приложениях 6-18 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Задачи назначенных членов комиссии:

• сличить то, что числится в описях с тем, что есть по факту;
• выявлять непригодные или морально устаревшие объекты;
• принять ряд решений о дальнейших действиях в отношении проблемного имущества.

После того как комиссия сдала материал и приняла решение, а руководство утвердило его специальным приказом по предприятию, результат показывается бухгалтерскими проводками по инвентаризации.

Примечание от автора! Если инвентаризационная комиссия не выявила отклонений, то никаких записей делать не нужно.

Отклонения, которые может выявить комиссия:

1. Недостача.
2. Излишек.
3. Ошибки в регистрах бухгалтерского учета.
4. Устаревшие или необратимо поврежденные объекты.

Действия по утратам

Каждое из отклонений предусматривает свой ряд операций. При недостаче очень важно правильно понять истоки проблемы. Недостачи и порчи нужно отражать на дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», утверждаемым Планом счетов. Утраты, понесенные от разгула стихии, списываются без взыскания на 99 счет «Прибыли и убытки».

94 счет корреспондирует со счетами, на которых отображается имущество фирмы. В разрезе ситуации, приведшей к пропаже запасов, с 94 счета убираются недостачи:

• в пределах норм естественной убыли;
• сверх величин нормы убыли по вине материально ответственного лица;
• сверх величины естественной убыли без обнаружения виноватых.

Если решено вину за утрату возложить на определенного человека, то в дело идет 73 счет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Надо сделать движения:

• Дт 73 Кт 94 — сумма урона от хищения или ухудшения предъявлена найденному виноватому лицу (ФИО прописывается в субконто);
• Кт 73 Дт 98 «Доходы будущих периодов» — учитывается расхождение между взысканной и балансовой стоимостью пропавших активов; Кт 73 – виновный человек уплатил наличные деньги в кассу компании; Кт 73 – утрата вычитается из заработка виновного лица.

Например, ООО «Мотылек» решило 31 января инвентаризировать кассовые операции. По итогам выявили недостачу из-за непродуманных действий материально ответственного лица Николаева В.А. размером 250 рублей. Руководство решило обязать сотрудника выплатить недостачу. Поскольку денежная наличность в рублях не оценивается по рыночной стоимости, то недостачу надо погасить согласно данным акта по форме ИНВ-15.

Отражение найденной в кассе недостачи

Недостача определена на кассира

Виновное лицо выплатило ущерб в кассу наличкой

В ситуации, когда конкретные виновные лица не найдены, все убытки по недостачам списываются на счет 91.02 «Прочие расходы»:

• Дт 91.02 Кт 94 — вся недостача гасится без разделения по счетам.

Прочие отклонения данных

Помимо недостач, комиссия во время проверки может обнаружить излишки. Они должны быть оприходованы в учете исходя из рыночной стоимости. Для этого приглашается независимый оценщик, либо проводится экспертный анализ путем сравнения цен аналогичных товаров на рынке.

Примечание от автора! Если компания решила оценить излишки с помощью своих экспертов, то необходимо приводить конкретные примеры (прайсы, ссылки на электронные ресурсы), чтобы у налоговиков не появилось подозрений в уходе от налога на прибыль.

Стоимость излишков увеличивает финансовый результат предприятия:

• Дт 08 Кт 91.01 «Прочие доходы» — поступил объект основных средств;
• Дт 10 Кт 91.01 — на учет поставлены материальные запасы.

Ошибки, которые обнаруживает комиссия в процессе контрольной проверки, традиционно касаются зданий и сооружений. Для всех объектов существуют технические паспорта и свидетельства собственности. Если в бухгалтерской программе неверные сведения по метражу или адресу, то рабочей комиссии необходимо указать на это ответственным сотрудникам.

В свою очередь, сотрудники вносят коррективы в карточки объектов. В такой ситуации финансовый результат не меняется, нет виновных лиц. Безнадежно испорченные или морально устаревшие активы, которые удалось выявить по результатам проверки, надо списать на счет 91.02 «Прочие расходы»

Инвентаризация — это действенный инструмент контроля состояния имущества. Это особенно актуально перед годовым отчетом. Поэтому необходимо ответственно подходить к оформлению документов. Все члены комиссии должны осознанно ставить подписи под инвентаризационными описями.

Инвентаризация: как и зачем ее проводят

Инвентаризация — необходимый и обязательный процесс в любой компании. Фирмы проводят инвентаризации при переходе к обязательной маркировке товаров, в целях проверки остатков продукции, хранящейся на складах и в магазинах. Рассказываем, как правильно провести инвентаризацию.

Начало инвентаризации

Любая инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии. В состав данной комиссии должны входить представители руководства организации (директор или заместитель), бухгалтер и материально ответственное лицо. Например, продавец, кассир, заведующий складом и т.д. К инвентаризации могут привлекаться и другие сотрудники.

После того, как состав комиссии утвержден, она получает на руки последние приходные и расходные документы/отчеты о движении материальных ценностей. Эти документы в целях определения остатков продукции к началу инвентаризации визируются председателем с пометкой «до инвентаризации на «_» (дата)».

Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы на остатки продукции к началу инвентаризации были сданы в бухгалтерию или переданы комиссии.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии.

2. На момент проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, выносить со склада или отпускать покупателям.

3. Во время инвентаризации комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Эта процедура должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.

4. Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя.

5. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

6. Если во время инвентаризации в организацию поступает новая продукция, она принимается материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

7. После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.

8. Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости. В них фиксируют суммы излишков и недостач.

9. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.

На момент проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, выносить со склада или отпускать покупателям.

Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. Продукция в таких случаях реализуется материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Проверка остатков продукции при инвентаризации

На следующем этапе комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Данная процедура обязательно должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.

При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться методическими рекомендациями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В приложениях к данному приказу содержатся и типовые формы документов, составляемых в процессе и по итогам инвентаризации.

Перед началом пересчета остатков составляется инвентаризационная опись (форма № инв-3 по ОКУД 0309003). Опись составляется в двух экземплярах, один из которых впоследствии передается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй – передается материально ответственному лицу.

После этого с материально ответственных лиц необходимо будет получить расписки о том, что все расходные и приходные документы были переданы в бухгалтерию организации. Данная расписка дается в самом бланке инвентаризационной описи. Также они расписываются в том, что все товарные остатки к моменту начала инвентаризации были оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. Например, терминалов сбора данных, которые посредством сканирования считывают коды готовой продукции и по итогам считывания информации со всех коробок продукции автоматически формируют инвентаризационные описи.

После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя. Готовая продукция и ее остатки отражаются в описи по каждому отдельному наименованию. В описи указывают вид, группу, количество, артикул и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.

Инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения в порядке расположения продукции в помещении. После того как продукция в помещении полностью проверена и внесена в опись, помещение закрывается и при необходимости пломбируется, а проверяющие переходят к проверке следующего помещения.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098).

Причем во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу/сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризация новой и отсутствующей продукции

Если во время инвентаризации в организацию поступает новая продукция, она принимается материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Такая продукция отражается в отдельной описи – «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Здесь отражается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, его количество, цена и сумма. После инвентаризации новая продукция приходуется по товарному отчету.

Также отдельные описи составляются на продукцию, находящуюся в пути, на отгруженную, но не оплаченную в срок покупателями продукцию, а также на продукцию, находящуюся на складах других организаций.

В описях на продукцию в пути по каждой отдельной отправке приводится наименование, количество, стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера первичных документов.

В описях на отгруженную, но не оплаченную продукцию по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование продукции, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Продукция на складах третьих лиц заносится в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описи указывается наименование продукции, количество, сорт, стоимость, место хранения, номера и даты документов.

Оформление итогов инвентаризации

После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют.

Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухучета.

Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости (форма № инв-19 по ОКУД 0309018). В них фиксируют суммы излишков и недостач.

На товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении, составляются отдельные ведомости. Сличительные ведомости подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении итогов инвентаризации.

Выявленные излишки остатков продукции приходуются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты или увеличение доходов. Недостача же в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.

Недостача продукции сверх норм естественной убыли возмещается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

В документах, оформляемых списание недостачи сверх норм, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.

Отражение результатов инвентаризации в 1С:Бухгалтерии 8

В программе «1С:Бухгалтерия 8» для отражения результатов инвентаризации используется документ «Инвентаризация товаров». Документ доступен в разделе «Склад» (рис. 1).

В документе можно отразить отклонение фактического количества товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от учетного (рис. 2) и сформировать печатные формы: приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3), сличительную ведомость (ИНВ-19).