При проведении инвентаризации выявлена недостача

Соблюдение порядка проведения инвентаризации как условие взыскания причиненного ущерба

Обязательным условием привлечения работника к материальной ответственности является представление доказательств наличия прямого действительного ущерба и его размера. Факт утраты товарно-материальных ценностей устанавливается в ходе инвентаризации, путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными регистров бухгалтерского учета. Иск работодателя о привлечении работника к ответственности может быть удовлетворен только в случае соблюдения установленного действующим законодательством порядка проведения инвентаризации.

Важно!

Работодатель должен подтвердить факт передачи имущества работникам: результаты инвентаризации, проведенной непосредственно перед заключением договора о полной материальной ответственности, акт приема-передачи или иной документ, подтверждающий передачу имущества.
Так, в качестве основания для отказа в иске суд указал, что работодателем «не было представлено документов, подтверждающих, что 15.12.2016 (дата заключения договора о полной коллективной материальной ответственности) в офисе продаж была проведена инвентаризация, по результатам которой ответчикам … были вверены товарно-материальные и денежные ценности. В отсутствие указанных документов невозможно сделать достоверный вывод о периоде образования выявленной 03.02.2017 недостачи денежных средств и как следствие — причастности к ее образованию исключительно ответчиков».

Подготовка к проведению инвентаризации

При подготовке к проведению инвентаризации должен быть издан приказ о создании инвентаризационной комиссии, об определении плана и сроков проведения инвентаризации. Приказ должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным представителем работодателя.

В одном из дел судом было установлено, что приказы на проведение инвентаризации и на проведение служебной проверки подписаны не руководителем общества, а начальником ревизионного отдела, полномочия которого ничем не подтверждены. Представленные истцом должностная инструкцию и доверенность не подтвердили наличие у него полномочий на подписание приказа.

• проверить наличие приходных и расходных документов или отчетов о движении материальных ценностей и денежных средств;
• получить расписки материально-ответственных лиц о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие товарно-материальные ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Отсутствие у работодателя письменных доказательств выполнения указанных мероприятий является основанием для отказа в удовлетворении исковых требований.

Проверка наличия товарно-материальных ценностей

Материально-ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии , но проверка фактического наличия имущества должна производиться при их обязательном участии . Если между работодателем и работниками заключен договор о коллективной материальной ответственности, инвентаризация должна быть проведена с участием всех членов коллектива, подписавших договор.

Инвентаризация должна быть проведена комиссией, созданной в установленном порядке. Изменение состава инвентаризационной комиссии против определенного в приказе работодателя недопустимо.

Дела по искам работодателей, предъявленным после прекращения действия трудового договора, о возмещении ущерба, причиненного работником во время его действия, являются индивидуальными трудовыми спорами (ч. 2 ст. 381 ТК РФ) и подлежат рассмотрению в соответствии с положениями раздела XI «Материальная ответственность сторон трудового договора» ТК РФ. В связи с этим, увольнение работника, с которым был заключен договор о полной коллективной материальной ответственности, не является основанием для проведения инвентаризации в его отсутствие и не освобождает работодателя от истребования у него пояснений по факту выявленной недостачи.

«Судами не было принято во внимание то обстоятельство, что проверка хозяйственной деятельности … [предприятия] проведена комиссией … в отсутствие материально ответственного лица – [работника], которая не была ознакомлена и с результатами проверки хозяйственной деятельности … . Письменные объяснения относительно выявленной недостачи … у [работника] в нарушение положений ч. 2 ст. 247 ТК РФ не истребовались.

Вывод судебных инстанций о том, что истребование у работника объяснений в связи с его увольнением не является обязательным, противоречит действующему правовому регулированию, устанавливающему порядок привлечения работника к материальной ответственности».

В ходе проведения инвентаризации должны быть учтены все обстоятельства, имеющие значения для установления действительного размера причиненного ущерба.

Так, судом было установлено, что «в магазине сложилась практика продажи товаров покупателям в рассрочку (в долг), что фиксировалось путем соответствующих записей в тетрадь, то есть, перед истцом имелись финансовые обязательства со стороны третьих лиц, которые подлежали проверке и учету при проведении инвентаризации и установлению причиненного действительного ущерба, однако соответствующих описей на товарно-материальные ценности, переданные и не оплаченные в срок покупателями с указанием наименования покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, суммы указанных товаров, представлено не было. Таким образом, задолженность населения перед магазином не была предметом инвентаризации и не отражена в акте результатов проверки ценностей» .

В связи с этим суд пришел к выводу о нарушении работодателем порядка проведения инвентаризации и, соответственно, об отсутствии достоверных доказательств о сумме причиненного ущерба.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой) . Работодатель должен документально подтвердить факт использования в ходе инвентаризации измерительных и контрольных приборов, а также действительного подсчета, взвешивания, обмера товарно-материальных ценностей.

Фиксация результатов инвентаризации

Нормы действующего законодательства предъявляют строгие требования не только к процедуре проведения инвентаризации, но и к точности, ясности, правильности составления инвентаризационной описи и соответствующих документов, а также к подписям лиц, принимавшим участие в инвентаризации, так как эти документы служат допустимым доказательством наличия или отсутствия недостачи товарно-материальных ценностей.

Инвентаризационные описи и сличительные ведомости должны содержать полную и достоверную информацию о результатах инвентаризации. Документы подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами. Все исправления должны быть оговорены и подписаны также всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами. Материалы инвентаризации должны содержать расписку материально-ответственных лиц, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В случае проведения работодателем инвентаризации с нарушением установленных требований на любом этапе, которое может быть установлено, в частности, путем проведения судебной бухгалтерской экспертизы, инвентаризационные описи и сличительные ведомости не могут рассматриваться как относимые и допустимые доказательства, и не подтверждают факт причинения ущерба работниками.

Нарушение порядка проведения инвентаризации будет основанием для отказа в иске даже в том случае, если работник не оспаривал результаты инвентаризации, согласился с суммой ущерба, и дал письменное обязательство о его возмещении. Независимо от подписания работником и работодателем соглашения о порядке возмещения ущерба и принятии работником на себя соответствующего обязательства, привлечение работника к материальной ответственности возможно только в соответствии с положениями ТК РФ.

Суды первой и апелляционной инстанции пришли к выводу, что «расписка с обязательством выплатить недостачу, выявленную в ходе ревизии…, не может расцениваться как допустимое и относимое доказательство подтверждения вины ответчика в причинении ущерба истцу по факту недостачи, поскольку спор возник из трудовых правоотношений и не связан с долговыми обязательствами, как на то указывает и ссылка истца на соответствующие статьи в исковом заявлении».

Даже в случае признания ответчиком иска, он не может быть принят судом, если это противоречит закону или нарушает права и законные интересы других лиц (ч. 3 ст. 173 ГПК РФ, ч. 2 ст. 39 ГПК РФ).

Так, суд кассационной инстанции указал следующее. «В связи с тем, что … инвентаризации проведены работодателем с нарушениями действующего законодательства, работодателем не доказан размер причиненного ему ущерба конкретными работниками, привлечение . [работников] к материальной ответственности, несмотря на их признание исковых требований, является незаконным, и у суда первой инстанции не имелось оснований для принятия признания ими исковых требований и взыскания с них приведенных в решении сумм».

Анализ актуальной судебной практики позволяет сделать вывод о том, что работодатели допускают системные и множественные ошибки при проведении инвентаризации имущества, что на сегодняшний день является наиболее частным основанием отказа в удовлетворении требований о привлечении работников к материальной ответственности.

Недостача при инвентаризации

При проведении инвентаризации, иногда выявляется недостача товарно-материальных ценностей. Это довольно неприятное явление, затрагивающее работников и руководство компании. Вне зависимости от причин и формы недостачи, данный факт необходимо зафиксировать, и взыскать понесённые убытки с виновных. Попробуем разобраться, как это происходит.

На каких основаниях проводится инвентаризация

Начнём с того, что у многих людей, понятия недостачи и инвентаризации неразрывно ассоциируется с торговлей. Это в корне неверное суждение. Инвентаризация необходима на любых предприятиях, независимо от направления деятельности, в том числе, бюджетным организациям. По сути, инвентаризация проводится для выявления избытков или недостачи товарно-материальных ценностей, числящихся на балансе организации. Сюда можно отнести товары, денежные средства, мебель и даже подотчётную документацию.

По способу проведения, инвентаризация может быть плановой и внеплановой. В первом случае, проведение данной процедуры регулируется нормативными документами предприятия. Периодичность проверки устанавливается руководителем, в зависимости от оборота и специфики деятельности.

Основаниями для внеплановой инвентаризации могут послужить чрезвычайные происшествия. Например:

• Подозрение на хищение товаров;
• Пожар на складе;
• Продажа предприятия.

Кроме того, проверка наличия товарно-материальных ценностей может производиться при смене лица, ответственного за хранение.

Что называют недостачей

Под этим определением скрывается нехватка чего-либо, ранее поставленного на баланс предприятия, и учтенного в бухгалтерской документации. Это касается денежных средств, товаров и материалов, находящихся на ответственном хранении. Величину недостачи обычно вычитают из зарплаты ответственного лица или виновника.

Здесь нужно уточнить, что недостачей считается и недополученная предприятием прибыль. Например, если товар невозможно продать по причине его поломки. Сюда можно отнести и истечение срока годности, когда продукцию приходится реализовывать по сниженным ценам. В этом случае, недостачей будет считаться разница между реальной и предполагаемой стоимостью.

Как выявляется факт недостачи

Чтобы выявить этот факт, на предприятии создаётся комиссия, которая проводит проверку всех числящихся на балансе ценностей. В ходе проведения проверки, создаётся инвентаризационная ведомость, куда вносится наименование товаров, находящихся на ответственном хранении, и указывается их фактическое количество. После этого, проводится сверка с отчётной документацией, и составляется сличительная ведомость.

Что может послужить причиной недостачи

Здесь можно выделить такие факторы:

• Пересортица. Например, в магазине продаются краснодарские и голландские яблоки. Они похожи внешне, но отличаются стоимостью. Если вместо голландских фруктов будет по ошибке продана краснодарская продукция, возникнет недостача.
• Производственные издержки. Сюда можно отнести факт, что часть товаров может рассыпаться в процессе реализации, что также приведёт к недостаче.
• Непреодолимые обстоятельства. Например, в результате наводнения, складские помещения были затоплены, и часть продукции пришла в негодность.
• Хищение. Это вина сотрудников, которые используя служебное положение, присваивают себе денежные средства или товары компании.

Как расследуется факт недостачи

Товарно-материальные ценности предприятия не бывают бесхозными, и за них несёт ответственность конкретный человек из числа сотрудников. При выявлении недостачи, у такого работника берётся объяснительная, где подробно излагаются причины произошедшего. Составляется такая записка в свободной форме, но всегда заверяется подписью лица, виновного или подозреваемого в недостаче. Объяснить причины недостачи, сотрудник обязан в 2-дневный срок с момента предъявления ему такого требования.

Степень вины работника определяет руководитель предприятия. Он же вправе применять к виновным правовые санкции. Например, взыскать сумму убытков или уволить недобропорядочного сотрудника. Если речь идёт об увольнении, виновного нужно ознакомить с соответствующим приказом в течение трёх дней.

Оформление выявленной недостачи

При оформлении недостачи всегда учитываются её причины. В частности, убытки могут причинены в результате вины третьих лиц или непредвиденных обстоятельств. Учитывается и факт издержек производства. К каждой ситуации применяются отдельные виды бухгалтерских проводок.

Естественный убыток

Допустим, что магазин занимается продажей муки. В ходе фасовки, часть товара рассыпается, что списывается на издержки производства. Предположим, что за отчётный период , недостача составила 2 000 рублей без учёта торговой наценки в 500 руб.

Бухгалтерская проводка будет следующей:

• Дебет 94/Кредит 41 — 1 500 величина недостачи;
• Дебет 94/Кредит 42 — 5 00 размер торговой наценки за отсутствующую продукцию;
• Дебет 44/Кредит 94 — 1 500 стоимость недостачи в рамках издержек производства.

Непредвиденные обстоятельства

Предположим, что в строительной фирме сгорела бетономешалка, стоимостью 15 000 рублей. Начисленная амортизация составила 2 500 руб, виновные пожара не установлены.

В отчётной документации это отображается следующим образом:

• Дебет 94/Кредит 01 — 15 000 первоначальная стоимость оборудования;
• Дебет 02/Кредит 01 — 2 500 начисленная амортизация;
• Дебет 91-2/Кредит 94 — 15 000 величина недостачи.

Совершено хищение

Например, пользуясь служебным положением, кассир магазина присвоила 12 500 рублей. Вина установлена, недостача будет вычитаться из заработной платы кассира равными долями по 1 250 рублей ежемесячно.

В бухгалтерской проводке это отобразится так:

• Дебет 70/Кредит 73 — 1 250 удержание из зарплаты.

Можно ли списать недостачу

Закон предусматривает такую возможность. Например, покупатель в магазине случайно уронил с витрины две бутылки дорогого алкоголя. Это влечёт за собой недостачу, однако взыскать убытки с покупателя не получится. Здесь виновным может считаться работник магазина, который занимался выкладкой товара.

Однако по каждому виду продукции есть определённые нормы, которые называются издержками обращения. Если сумма недостачи не превышает установленных норм, она может списываться без всяких правовых последствие. Если в случае с разбитым алкоголем, издержки обращения предусматривают утрату 3-х бутылок, недостача может быть списана. Однако данный факт остаётся на усмотрение руководителя.

Удержание недостачи с виновных

Обычно материальная ответственность оговаривается при трудоустройстве. Например, кладовщик будет полностью отвечать за продукцию, находящуюся на его складе. Продавец отдела — за товары, находящиеся в его ведении. В случае выявления недостачи, убытки взыскиваются из заработной платы ответственного лица. Здесь нужно уточнить, что за недостачу в особо крупных размерах возможно привлечение к уголовной ответственности. Однако данное наказание не освобождает виновника от возмещения причинённых убытков.

Отметим, что материальная ответственность может быть персональной или коллективной. Второй вариант часто применяется в магазинах и супермаркетах. Например, при выявлении недостачи в колбасном отделе, размер недостачи будет покрываться всеми сотрудниками, которые здесь работают.

Сумма обычно распределяется равными долями независимо от того, в чью именно смену произошла недостача.

Как правильно удержать недостачу

Если убыток не укладывается в нормы издержек обращения, списать его не получится. В этом случае, применяется удержание из заработной платы виновного или ответственного лица. Чтобы всё происходило в рамках закона, соблюдаются следующие правила:

• Подготавливается сличительная ведомость и составляется акт о факте недостачи;
• Работнику выдаётся письменное уведомление, где указано, за что и в каком размере с него будет произведено удержание;
• Устанавливается форма возмещения убытков: разовый вычет или равные суммы, но не более 20% от общей суммы, которую сотрудник получает на руки.

Здесь нужно уточнить, что взыскание ущерба возможно после увольнения виновного в недостаче сотрудника. Однако такая процедура выполняется только в судебном порядке, и работодателю придётся доказывать факт виновности работника.

Трудовые войны: когда с материально ответственного сотрудника нельзя взыскать недостачу

При увольнении материально ответственного работника работодатель провел инвентаризацию товарно-материальных ценностей и основных средств, которые были в подотчете у этого работника. По результатам инвентаризации была выявлена недостача на сумму более 26 млн рублей.

На повестке дня : Определение Верховного Суда РФ от 04.02.2019 № 58-КГ18-29.

Предыстория : при увольнении материально ответственного работника работодатель провел инвентаризацию товарно-материальных ценностей и основных средств, которые были в подотчете у этого работника. По результатам инвентаризации была выявлена недостача на сумму более 26 млн рублей.

Задействованные нормы : ст. 238 и 247 ТК РФ.

Цена вопроса : 26 059 601 рубль.

Выявленную в ходе инвентаризации недостачу работодатель потребовал взыскать с уволенного сотрудника. Суды нижестоящих инстанций удовлетворили требования работодателя. При этом они приняли во внимание инвентаризационные описи, а также условия договора о полной материальной ответственности.

Согласно этому договору, работник, занимающий должность начальника строительно-монтажного участка, принял на себя обязательство возместить причиненный работодателю ущерб в полном размере. Также он взял на себя ответственность за недостачу и порчу имущества, переданного ему для хранения.

Верховный Суд РФ признал решения нижестоящих судов незаконными. ВС РФ пояснил, что по закону работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Но до принятия решения о возмещении ущерба за счет работника работодатель обязан провести проверку для установления размера ущерба и причин его возникновения.

Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать инвентаризационную комиссию. Причем истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным (ст. 247 ТК РФ).

Акты инвентаризации в обязательном порядке подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи имущества материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, а также об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

Суд установил, что в спорном случае работник был уведомлен о сроках проведения инвентаризации. Однако от участия в ее проведении он отказался. Инвентаризационную опись он не подписывал. Расписка работника в материалах инвентаризации отсутствует. Никаких пояснений по поводу недостачи у сотрудника работодатель не истребовал.

Материалами дела подтверждалось также, что некоторые члены инвентаризационной комиссии на спорный объект вообще не выезжали и в проверке не участвовали.

Между тем, при нарушении правил инвентаризации невозможно установить ни действительный размер причиненного ущерба, ни виновника возникновения данного ущерба. В связи с этим ВС РФ отменил решения судов и направил дело на новое рассмотрение.