Срок проведения инвентаризации дебиторской задолженности

Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности — образец

Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности — образец можно найти далее — отдельно может создаваться на тех предприятиях, где задолженность контрагентов достигает существенных объемов и влияет на финансовое благополучие всего предприятия. Когда и как проводится самостоятельная инвентаризация дебиторки и в чем не ошибиться, составляя приказ, узнайте из этого материала.

Когда нужно инвентаризовать дебиторскую задолженность

Периодичность проведения комплексной инвентаризации имущества и обязательств установлена ст. 2.1 Методических указаний по проведению инвентаризации (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Вместе с тем при определенных обстоятельствах может понадобиться инвентаризация отдельной составляющей активов предприятия — дебиторской задолженности (ДЗ). В качестве примеров таких обстоятельств можно привести следующие:

• накопление непогашенных долгов контрагентов в течение длительного периода, обусловленного в договорах и характерного для правил делового оборота в конкретной сфере бизнеса;
• специфика деятельности предприятия, при которой основную часть активов составляет ДЗ (например, деятельность по выдаче ссуд или инвестиционная деятельность);
• нехватка оборотных средств в результате того, что средства зависают в долгах контрагентов;
• ухудшение финансовых показателей по данным бухгалтерской или управленческой отчетности (например, коэффициента оборачиваемости ДЗ).

Формулу для расчета оборачиваемости ДЗ см. здесь.

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили, как правильно и какими документами зафиксировать списание дебиторской задолженности в налоговом учете:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Какие цели преследует инвентаризация ДЗ

Проведение инвентаризации ДЗ должно помочь решить такие задачи, как:

1. Определение фактического наличия ДЗ у предприятия — необходимо убедиться, что отражаемые в учете и отчетности суммы долгов реальны и являются действительно существующими долгами (а не, например, результатом бухгалтерских ошибок или неоперативного отражения данных в учете).

ВАЖНО! При проведении инвентаризации ДЗ анализируется дебетовое сальдо не только счета 62, но и прочих счетов, предназначенных для учета расчетов с контрагентами и персоналом: 60, 70, 71, 73.

Как провести анализ дебиторской задолженности, читайте в этом материале.

1. Определение контрагентов, которые фактически не являются дебиторами: например, если у одного и того же контрагента есть и дебиторская и сопоставимая кредиторская задолженность и возможно сделать взаимозачет. Взаимозачет однородных требований
2. Отражение корректных данных по инвентаризации в учете предприятия.

Подробнее о том, как отразить результаты инвентаризации, узнайте из статьи «Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете».

1. Разработка методов получения (взыскания) реально существующей сомнительной задолженности:

• претензионная работа;
• согласование возможности рассрочки либо реструктуризации долга с контрагентом;
• судебные иски, если досудебные мероприятия не дали результатов;
• возможность продажи долгов.

1. Выявление задолженности, которую взыскать уже нельзя, например, прошел срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ) или дебитор-организация ликвидирован (ст. 419 ГК РФ). По такой задолженности идет затем отдельная процедура списания.

Когда дебиторская задолженность признается просроченной, узнайте здесь.

1. По итогам инвентаризации может также быть разработан и внедрен комплекс мероприятий по эффективному контролю и управлению ДЗ в дальнейшем.

ВАЖНО! Помимо балансовых счетов при инвентаризации дебиторки должны быть охвачены и забалансовые счета. Счет 007 предназначен для учета списанных безнадежных долгов, по которым еще может появиться шанс что-то получить. При составлении общей картины по долгам данные по счету 007 тоже следует учитывать.

Что должно быть указано в приказе об инвентаризации дебиторской задолженности

В приказ об инвентаризации ДЗ в обязательном порядке включается информация:

• о том, что руководитель предприятия приказывает провести инвентаризацию;
• о том, что именно должно быть проинвентаризовано;
• о сроках и порядке проведения инвентаризации и представлении ее результатов;

ВАЖНО! Порядок проведения инвентаризации может быть включен в сам приказ, а может быть оформлен отдельным приложением к приказу.

• о составе и председателе инвентаризационной комиссии;

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для проведения инвентаризаций может быть создана постоянно действующая комиссия, члены которой привлекаются к проведению инвентаризаций на регулярной основе. В таком случае в приказе их можно поименно не перечислять, а сделать ссылку на отдельный приказ о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Если же комиссия собирается разово, то в приказе следует перечислить должности и Ф. И. О. всех участвующих лиц.

• о лице, на которое возлагается ответственность за проведение предусмотренных инвентаризационных мероприятий;
• подпись руководителя с указанием должности и расшифровкой.

Образец приказа о проведении инвентаризации дебиторки с назначением состава комиссии можно скачать на нашем сайте.

О том, как оформляются результаты инвентаризации задолженности, читайте в статье «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Итоги

В отдельных случаях на предприятии требуется отдельно провести инвентаризацию дебиторской задолженности. Подобная инвентаризация оформляется отдельным же приказом, составляемым по определенным правилам. Скачать форму приказа с примером заполнения можно на нашем сайте.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в обязательном порядке проводится инвентаризация. Что именно, в какие сроки и как проверяют, вы узнаете далее в статье. А также увидите пошаговую инструкцию по проведению годовой инвентаризации: от начала и до оформления результатов.

Обоснование обязательности инвентаризации

Указание на обязательность проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности содержат два основных нормативных для бухучета документа:

• закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (п. 3 ст. 11);
• ПБУ по бухучету и бухотчетности, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н (п. 27).

Проведение инвентаризации обязательно для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы и применяемого налогового режима.

Цель этого мероприятия — обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 26 ПБУ по бухучету и бухотчетности). Порядок ее проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Рассмотрим далее, что нужно инвентаризировать, в какой срок, а также приведем пошаговую инструкцию по проведению инвентаризации.

Что инвентаризировать

Инвентаризации подлежат (п. 1 ст. 11 закона № 402-ФЗ, пп. 1.2, 1.3 Методических указаний):

• Все имущество (активы) организации независимо от места его нахождения. Это ОС, НМА, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, в том числе дебиторская задолженность. Инвентаризируют также имущество, не принадлежащее организации, но находящееся у нее (на ответственном хранении, в аренде, в переработке), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
• Все финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы).

О необходимости проведения имущества, учитываемого за балансом, читайте в материале «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации».

РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:
В ходе инвентаризации основных средств нужно проверить не только наличие самих объектов, но и их технические и (или) эксплуатационные характеристики, а также выявить неиспользуемые объекты и причины, по которым они не эксплуатируются.
Инвентаризация основных средств имеет и другие особенности. Они связаны с периодичностью ее проведения перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Подробнее о нюансах проведения инвентаризации узнайте в справочно-правовой системе КонсультантПлюс, получив пробный демодоступ. Это бесплатно.

Срок проведения инвентаризации

Провести инвентаризацию следует до составления годовой отчетности. Конкретные сроки ее проведения могут быть закреплены в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

При этом возможно:

• не инвентаризировать имущество, по которому инвентаризация проводилась в октябре — декабре отчетного года;
• инвентаризировать основные средства один раз в 3 года, а библиотечные фонды — один раз в 5 лет;
• организациям Крайнего Севера — проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков.

Такие правила установлены п. 1.5 Методических указаний.

Порядок проведения инвентаризации

Процедура инвентаризации требует соблюдения определенной последовательности действий.

Шаг 1 . Создать инвентаризационную комиссию

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств — рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Методических указаний).

В комиссию должны входить представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники), а также могут включаться представители службы внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций.

Ее персональный состав утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний).

Шаг 2 . Издать приказ о проведении инвентаризации

• конкретные сроки проведения инвентаризации;
• причина проведения (в данном случае составление годовой бухгалтерской отчетности);
• состав инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (п. 2.3 Методических указаний).

Пример приказа об инвентаризации, посвященного отдельной составляющей инвентаризируемых объектов, смотрите в статье «Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности – образец».

Шаг 3 . Определить остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным

До начала проверки инвентаризационная комиссия должна получить последние к моменту инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). Их визирует председатель комиссии с указанием: «До инвентаризации на «__________» (дата)». На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

С материально ответственных лиц берутся расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество они сдали в бухгалтерию или передали комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки нужно взять с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Шаг 4 . Собственно инвентаризация

В ходе инвентаризации комиссия выявляет фактическое наличие имущества, а также реальность учтенных финансовых обязательств, сведения о которых записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в двух экземплярах (пп. 2.5–2.7 Методических указаний).

Проверка проводится обязательно в присутствии материально ответственного лица. Такое требование предусмотрено п. 2.8 Методических указаний.

Подробнее о процедурах инвентаризации читайте в материалах:

Шаг 5 . Оформление результатов инвентаризации

Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (п. 5.6 Методических указаний). Их необходимо учесть в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний).

При этом выявленные излишки имущества принимаются к бухгалтерскому учету с признанием прочего дохода, а недостающее имущество списывается, как недостача.

Итоги

Инвентаризация имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности –процедура обязательная, поскольку позволяет проверить правильность учетных данных и внести необходимые коррективы в учет при выявлении несоответствий. Проводится она в определенные сроки и с соблюдением определенных правил, в т. ч. с учетом особенностей, присущих процессам инвентаризации каждой из составных частей инвентаризируемой массы.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Особенности инвентаризации задолженностей

Дебиторская и кредиторская задолженности представляют собой, соответственно, имущество и финансовые обязательства организации. Согласно действующему Положению, регламентирующему ведение бухучета и отчетности, утвержденному приказом №34-н от 29-07-98 г. Минфина (п. 27), проведение инвентаризации расчетов – обязательная процедура при составлении годовой отчетности и в некоторых других случаях. Помимо обязательной, может проводиться и инвентаризация в порядке производственной, управленческой и иной необходимости по решению руководства.

Вопрос: В рамках инвентаризации была выявлена кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности — невостребованная сумма заработной платы. Каким образом необходимо учесть неудержанный НДФЛ с депонированной заработной платы в налоговом учете для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ

Сроки инвентаризации расчетов и периодичность закрепляются в Учетной политике, в других нормативных актах организации согласно п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации от Минфина, образца 1995 года (утверждены Приказом No 49 от 13-06-95 г.).

Вопрос: Списывается ли в расходах по налогу на прибыль как безнадежная дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, выявленная при инвентаризации, если попытки связаться с должником не предпринимались?
Посмотреть ответ

Обязательная и добровольная инвентаризация задолженностей

Как уже было сказано выше, инвентаризация бывает двух видов.

Обязательная. Проводится в соответствии с Положением:

• перед составлением итоговых бухгалтерских годовых форм, на дату 31 декабря отчетного года;
• при увольнении ответственных лиц и оформлении на их место новых работников, например, главного бухгалтера организации;
• в случае форс-мажора, природных катаклизмов;
• при ликвидации, реорганизации.

Чаще всего проводится обязательная инвентаризация задолженностей по итогам года с целью выявления безнадежных, просроченных долгов и внесения соответствующих корректировок в отчетность.

Внимание! За искажение учетных данных в НК РФ (ст. 120) и КоАП РФ (ст. 15.11) предусмотрены крупные штрафы.

Добровольная. Назначается по инициативе руководства, в соответствии с целесообразностью и характером работы организации. Может быть как сплошной, так и выборочной. Например, если процесс производства сопровождается активной закупкой ТМЦ, продажей готовой продукции, полуфабрикатов, то существует необходимость более часто проводить инвентаризацию задолженностей по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, чем это предусмотрено законом. В таком случае целесообразно назначить инвентаризацию раз в квартал, перед сдачей текущей отчетности, и закрепить этот порядок во внутренних нормативных документах.

Задолженности находят отражение на различных счетах расчетов. Анализировать дебетовые и кредитовые суммы следует исходя из логики отражения учетных данных, в разрезе договоров, аналитических сведений по отдельным контрагентам.

Дебиторская задолженность

Счета 76, 60, 62. Рассматривается сумма аванса поставщикам, подрядчикам, задолженности за продукцию покупателей, заказчиков, а также прочие суммы дебиторской задолженности контрагентов.

Счета 68,69. Анализируются переплаты в бюджет и фонды, по каждому налогу или сбору.

Счета 70, 71, 73. Начисления и выплаты по расчетам с персоналом, по компенсациям, подотчетным суммам, причины возникновения и объемы дебиторской задолженности. Она может, например, свидетельствовать о нарушениях при расчетах с уволенными работниками, подотчетными лицами.

Счет 75. Как правило, дебиторская задолженность выявляется в случаях невнесения либо неполного внесения взносов в уставный капитал со стороны учредителей.

Кредиторская задолженность

Счета 76, 60, 62. Задолженность организации перед поставщиками (подрядчиками) за поставки, авансы покупателей (заказчиков), иные задолженности перед контрагентами.

Счета 68,69. Задолженность по налогам, уплате обязательных сумм в Фонды.

Счета 70, 71, 73. Задолженность в части оплаты труда персонала, компенсационных выплат сотрудникам, перерасхода по авансовым отчетам отдельных подотчетных лиц.

Счета 66,67. Невыплаченные суммы по банковским кредитам и процентам по ним.

Счет 75. Не выплаченные учредителям дивиденды.

Последовательность проведения инвентаризации задолженностей

Законодательством и учетной практикой организаций различных форм собственности выработан порядок проведения инвентаризации расчетов, которого рекомендуется придерживаться. В этом случае вероятность ошибок, неточностей и потери рабочего времени сведется к минимуму. Рассмотрим порядок проведения:

1. Проведение сверок взаиморасчетов с контрагентами до начала процедуры и подписание соответствующих актов сверки, в которых отражены откорректированные и принятые к учету обеими сторонами данные. Рекомендуются и в случае «нулевых» оборотов за период. В ходе сверки могут быть обнаружены утерянные ранее данные и документы.
2. Подготовка и издание приказа об инвентаризации. Отметим, что в случае плановой инвентаризации, сведения о которой уже содержатся в учетной политике, и они неизменны, такой приказ необязателен. Однако на практике необходимость в нем есть. В документе определяются сроки, состав инвентаризационных комиссий, ответственные лица, характер инвентаризации и участки учета, подлежащие ей. В комиссию необходимо включить не менее 3-х человек, обладающих соответствующей компетенцией для инвентаризации задолженностей, отраженных в учете. Инвентаризировать данные учета могут как внутренние аудиторы, так и приглашенные со стороны лица.
3. Процесс инвентаризации. Представляет собой сверку сумм на соответствующих учетных счетах с данными первичных документов, актов сверок взаиморасчетов с контрагентами, договоров и прилагаемых к ним графиков платежей. Важно определить, кроме того, суммы просроченной задолженности, причины и последствия их появления.
4. Оформление результатов. Рекомендуется с этой целью использовать акт инвентаризации по форме ИНВ-17 по расчетам с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами (кредиторами). Документ должен быть подписан всеми членами комиссии, а также руководителем организации. Отсутствие хотя бы одной подписи аудиторов делает документ ничтожным, а проверку – недействительной, поскольку считается, что один из членов комиссии не принимал в ней участия.

Внимание! Инвентаризация, проводимая перед заполнением годовых учетных форм, должна быть отражена в этих формах за отчетный год. Сведения, полученные в результате инвентаризации по иным причинам, должны быть отражены в учетных данных периода ее завершения (см. п. 5.5 Методических указаний, приказ №49 от 13-06-95 г.).

Просроченные и безнадежные задолженности

По истечении сроков погашения той или иной задолженности она называется просроченной – дебиторской или кредиторской. Инвентаризация расчетов в этом случае выполняет важную функцию по выявлению таких сумм. Возможность истребования задолженности существует в течение 3-х лет с момента ее возникновения, после чего дебиторскую относят к внереализационным расходам, а кредиторскую – к доходам.

При этом если организация регулярно сверяется со своим должником, то этот факт прерывает срок давности, возвращая его в исходную точку и раз за разом отодвигая возможность включить дебиторскую задолженность в расходную часть расчета по налогу на прибыль по прошествии 3-х лет (см. разъяснения ФНС РФ в письме от 17-07-15 №СА-4-7/12693).