Заполняем табель учета рабочего времени

Как заполнить табель учета рабочего времени в нерабочие дни

Один из самых популярных вопросов, поступающих в Контур.Школу в период режима повышенной готовности, — как отражать в табеле учета рабочего времени нерабочие дни. За разъяснениями мы обратились к эксперту по трудовому праву Евгении Конюховой

Что же такое «нерабочие дни с сохранением заработной платы» и как работодателю их правильно отразить?

В трудовом законодательстве нет понятия нерабочих дней с сохранением заработной платы. Эти дни не относятся ни к выходным, ни к нерабочим праздничным. Аналогичная позиция — в Разъяснениях Минтруда от 26.03.2020 года.

Среди кодов, которые были в табеле учета рабочего времени для отражения периодов отсутствия / присутствия на работе, нет подходящего кода для этих дней. Коды «В» (выходные дни) и «ОВ» (дополнительные выходные дни (оплачиваемые) не подходят.

Можно ли просто автоматом поставить рабочие дни и начислить зарплату как обычно?

• Проставить в эти дни явки нельзя. Код «Я» предусмотрен для дней присутствия на работе. Главное условие — за работником за этот период должна сохраниться заработная плата. Правило о выплате заработной платы не отменено: ее нужно выплатить строго в сроки, установленные у работодателя.

Если ни один из принятых кодов не подходит, как быть? Что проставлять в табеле учета рабочего времени за эти дни?

• Работодателям самостоятельно нужно установить приказом новый код для отражения в табеле учета рабочего времени нерабочих дней с сохранением заработной платы. Например, НДО, НДЗ, НДУ — любой, какой вам больше нравится. В приказе нужно прописать, что эти дни не относятся ни к выходным, ни к праздничным дням. И главное, зафиксируйте, что за эти дни за работником сохраняется именно заработная плата. Не забудьте внести изменения в учетную политику, утвердив новую форму табеля.

Как «привязать» новый код к программе автоматизированного учета рабочего времени?

• Рекомендую написать техническое задание, служебную записку программистам той программы автоматизированного учета рабочего времени, которую использует работодатель. Иначе придется просчитывать заработную плату.

Изменится ли норма рабочего времени в связи с установлением нерабочих дней?

• В соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н, норма рабочего времени исчисляется в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены). И в формуле расчета не участвуют нерабочие дни, предусмотренные Указом Президента.

Нужно ли утверждать новый производственный календарь?

• Производственный календарь никем не утверждается, не нужно ориентироваться на справочно-правовые системы, интернет или программу электронного документооборота работодателя. Он просчитывается каждым работодателем в зависимости от установленной работнику продолжительности рабочего времени в неделю. Из-за введенных нерабочих дней менять производственный календарь не нужно.

Если работа организована удаленно, что ставить в табеле?

Есть различия для тех, кто имеет право в эти дни работать, и тех, кто не подпадает под определение непрерывно действующих организаций?

• При переходе на удаленный режим работы у работодателя должен быть приказ, которым определены списки работников, переведенных на дистанционный формат работы. Также должны были быть составлены дополнительные соглашения и определен режим работы таких работников. Из документов работодателя должно быть понятно, как работник и работодатель взаимодействуют и как ведется учет рабочего времени.

Специального кода для удаленной работы нет. Этим кодом может быть привычный код «Я». Главное, чтобы из документов следовало, что работник не присутствует на рабочем месте и тем самым нет нарушений санитарно-эпидемиологических предписаний.

Если программное обеспечение работодателя позволяет вносить в него изменения, то можно также написать техническое задание и дополнить табель кодом для удаленной работы, например «УД» или «УР», и утвердить приказом соответствующие изменения в табель. Так работодатели смогут различать тех, кто работает на удаленке, и тех, кто работает на рабочем месте.

Но в целом можно остаться со стандартными «явками» в табеле. Введение дистанционной работы само по себе не влияет на оплату труда, если стороны не договорились об ином в соглашении к трудовому договору.

Евгения, какой совет вы можете дать читателям в сложившихся обстоятельствах?

По сути, все, что сейчас происходит, — это проверка наших компетенций на то, как быстро мы можем подстраиваться под происходящие изменения. Нужны нестандартные решения, в том числе и от провайдеров программ электронного документооборота. Я настоятельно рекомендую качественно обосновывать во внутренних документах организации все, что связано с практикой введения нерабочих дней.

Как составить и вести табель учета рабочего времени

Учет фактически отработанного сотрудником времени — обязанность работодателя. Организации могут использовать собственные бланки табеля учета, в том числе электронные. Но удобнее применять рекомендованные Госкомстатом РФ формы Т-12 и Т-13. Расскажем, как с ними работать

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Ведение любого кадрового документа — дополнительная трудовая функция, которую нужно закреплять в трудовом договоре или должностной инструкции, иначе работника нельзя привлечь к ответственности за ее недобросовестное выполнение (ст. 60 ТК РФ).

Руководитель организации приказом назначает сотрудников, ответственных за заполнение табеля учета рабочего времени, либо указывает это в Положении о кадровом делопроизводстве, если оно есть. Работникам эту функцию вносят в трудовые договоры или должностные инструкции.

В крупных организациях обычно применяют такую схему:

1. Каждое структурное подразделение ведет свой табель учета рабочего времени.
2. В конце месяца табельщики подписывают документ у начальника подразделения и сдают заполненные формы в отдел кадров.
3. Кадровики проверяют правильность оформления табеля, визируют его и передают в бухгалтерию на расчет зарплаты.

Организации могут вести учет фактически отработанного времени за каждую половину месяца. В этом случае они сдают табель два раза в месяц.

На малых и микропредприятиях учетом рабочего времени обычно занят один кадровик.

В современных учетных программах уже встроена форма табеля, кадровику останется лишь распечатать его для подписания. Трудовой кодекс разрешил с ноября 2021 года полностью перейти на электронные документы без дублирования на бумажных носителях.

Если вы решите использовать кадровый электронный документооборот, учитывайте требования ст. 22.1-22.3 ТК РФ.

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

Госкомстат рекомендует две унифицированные формы табеля — Т-12 и Т-13.

Табель Т-12 содержит два раздела:

1. Учет рабочего времени — кадровый.
2. Расчеты с персоналом по оплате труда — бухгалтерский.

Учет рабочего времени ведется в столбцах 4–6, по два на каждую половину месяца. На каждого работника заполняют две строки: верхняя — для кодов, нижняя — для фактически отработанных часов и минут.

Скачать бесплатный табель учета рабочего времени в Excel по форме Т-12 вы можете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Форма Т-13 по содержанию проще, чем Т-12. Она содержит всего один лист и поэтому чаще используется для учета. Для каждого работника в табеле отведено четыре строки, по две на каждую половину месяца. Принцип заполнения аналогичен Т-12: в верхней ставят код, в нижней — фактически отработанное время.

Скачать бесплатно бланк табеля учета рабочего времени в Еxcel по форме Т-13 вы можете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Руководитель организации самостоятельно выбирает, что использовать: Т-12 или Т-13. Он даже может применять свой бланк — это не запрещено. Но выбор формы надо закрепить в приказе или Положении о кадровом делопроизводстве, чтобы унифицировать процедуру во всех подразделениях.

Что учитывать при заполнении табеля

Несколько полезных советов, чтобы облегчить жизнь кадровикам и руководителям.

Какую бы форму табеля вы ни использовали, указывайте ее реквизиты в верхнем правом углу: номер, каким документом и когда утверждена. Это помогает унифицировать учет и отслеживать использование в подразделениях только актуальных бланков.

Порядок составления списка сотрудников подразделения (по алфавиту или табельному номеру, должности) определите самостоятельно.

Табель можно заполнять по сплошному принципу, то есть фиксировать все явки и отсутствия, либо указывать только отклонения: больничные, прогулы, сверхурочную работу и пр. Выбранный способ должны знать все табельщики, чтобы было единообразие в оформлении.

Все отметки в табеле о неявках должны быть подтверждены кадровыми документами, оформленными надлежащим образом, например:

• приказом о направлении в командировку;
• графиком отпусков;
• листком временной нетрудоспособности.

Явки и неявки, учет по которым ведется в днях, можно обозначать только проставлением кода в верхней графе, без указания часов. Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в этот же день, работу в выходные и праздничные дни отражайте по часам. Это необходимо для начисления заработной платы.

В программах для кадрового учета удобно использовать частично заполненные бланки. Система автоматически подтягивает название организации, структурного подразделения, а также данные по сотрудникам, исходя из учтенных кадровых приказов. В конце месяца кадровик только проверяет данные.

Какие использовать обозначения и коды

Условные обозначения для учета рабочего времени отдельными нормативными документами не закреплены. Работодатель может использовать общепринятые буквенные коды со стр. 1 формы Т-12 или заменить их цифрами.

Некоторые организации максимально упрощают кадровый учет и применяют только два кода:

Н — неявка без указания причин.

Это неудобно для бухгалтера, потому что обычные рабочие дни, уход за ребенком-инвалидом, командировки и работа в ночное время оплачиваются по-разному.

Из Т-12 чаще всего используют:

Я — рабочий день;

Н — работа в ночное время;

ОТ — ежегодный основной отпуск;

ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни, например, по уходу за ребенком-инвалидом;

ПК — повышение квалификации с отрывом от производства.

• Список кодов должен быть доступен всем табельщикам, чтобы применять единые обозначения.

Полный список кодов вы найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Обозначения из формы Т-12 используют только для учета времени. Для данных, которые нужны для начисления заработной платы (в Т-13 графа 7), применяют числовые коды налоговой инспекции (Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

Как заполнить табель. Образец

Порядок заполнения покажем на примере табеля за февраль 2022 года по отделу менеджмента качества.

Организация использует форму Т-13. В отделе работают начальник отдела, ведущий специалист и специалист. За отчетный месяц:

• начальник проходил повышение квалификации с 7 по 11 февраля,
• ведущий специалист 16 февраля ездил в однодневную командировку и вышел на работу в этот же день. Кроме того, он брал оплачиваемые четыре дня по уходу за ребенком-инвалидом 21, 22, 24, 25 февраля;
• специалист находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.

В феврале 2022 года был предпраздничный день с сокращенной на час продолжительностью рабочего дня (22.02) и праздничный день (23.02).

Как заполнить табель при пятидневной рабочей неделе с нормальной продолжительностью рабочего времени 40 часов:

1. В графе 1 ставим номера по порядку.
2. Список составляем в алфавитном порядке, с указанием Ф.И.О., должности.
3. В графе 3 указываем табельный номер.
4. В ячейках 29, 30 и 31 графы 4 ставим Х — таких дней в феврале 2022 года нет.
5. Проставляем выходные и праздничные дни (код В) по производственному календарю.
6. В первой и третьей строке графы 4 по каждому работнику проставляем коды явок и неявок:

• У ведущего специалиста за 16 февраля в строке 3 ставим два кода (К / Я), в строке 4 — фактическое время в командировке и на работе в часах. Ему же 21, 22, 24, 25 февраля указываем ОВ — уход за ребенком-инвалидом.
• Начальнику отдела в предпраздничный день 22 февраля в четвертой строке указываем 7 — количество часов с учетом сокращенной продолжительности. Ему же ставим с 7 по 11 февраля код ПК — повышение квалификации с отрывом от работы.
• Специалисту по всем дням проставляем код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.

1. В графах 5 и 6 по каждому работнику считаем фактически отработанное время с кодом Я (явка) по дням и часам.
2. Графу 7 заполняем по Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
3. В графах 10 и 12 приводим буквенные коды причин неявки, а в 11 и 13 — количество неотработанных часов (дней).

Образец заполнения табеля вы найдете в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Какие еще есть требования к табелю

Подписывают заполненную форму:

• табельщик;
• начальник отдела;
• кадровик.

Если организация не использует КЭДО, то форму нужно распечатать и получить личные подписи. При электронном документообороте используют цифровую подпись. Обратите внимание, что для табеля нет требований по УКЭП (ст. 22.3 ТК РФ).

Заполненные и подписанные документы на бумажном носителе хранят пять лет по общему правилу и 50/75 лет для работников с вредными и опасными условиями труда (п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Форма 0504421. Корректирующий табель учета рабочего времени

Корректирующий табель учета рабочего времени существует для удобства внесения изменений в уже заполненный табель учета рабочего времени. Корректирующая бумага может быть оформлена как на одного сотрудника, так и на весь персонал. Главное к ней требование – сообщение новых сведений о том, где фактически находился сотрудник организации, был ли на работе, если отсутствовал, то по какой причине.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Обозначения

Если сотрудника нет на месте и причина этого явления неизвестна, то в табель учета рабочего времени обычно ставят «НН». Если оказывается, что причина в болезни сотрудника (и был предоставлен больничный лист), то на месте этих «НН» проставляется обозначение «Б».

А если уважительных причин для пропуска рабочего дня не было, то обозначение «НН» следует заменить на «ПР», что значит, что имел место прогул. Существуют и другие обозначения для каждого из дней работы и вида деятельности.

Назначение

Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.

Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.

Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.

Изменения в одну и ту же бумагу могут вноситься неоднократно как по одному, так и по нескольким сотрудникам. Поэтому полное название документа может быть «Корректирующий табель учета рабочего времени №1, номер корректировки — 2». Это значит, что к первому табелю учета рабочего времени поступает второй вариант корректировки.

При этом данные из корректирующего документа вносятся в основную бумагу. Например, обозначения «НН» (неизвестная причина отсутствия) заменяется на «ПР» (прогул) или «Б» (трудовые часы пропущены по болезни).

Удобнее это делать в электронном виде, так как замены бывают достаточно обширны. Если же предстоит исправить одну-две буквы, то можно обойтись простым исправлением в существующей бумаге. Однако здесь есть нюансы.

Исправления

Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:

• Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
• Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
• Расшифровка подписей.
• Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.

Временные промежутки

Корректирующий табель рабочего времени может поступить в бухгалтерию в течение полугода после закрытия основного табеля. Даже тогда бухгалтерия должна произвести перерасчет заработной платы. Хотя, согласно рекомендациям, табельщик составляет его и сдает не позже 5-го числа текущего месяца.

Сопутствующие документы

Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.

Однако по Трудовому кодексу нельзя проставлять в документе шифр «Б», не удостоверившись в существовании больничного листа. Кроме того, заболевший сотрудник не всегда имеет возможность сообщить о своем положении.

Помимо этого, к корректирующему табелю всегда должна прилагаться служебная записка, составленная ответственным за заполнение сотрудником.

Важные нюансы

В командировке работник ведет табель учета рабочего времени самостоятельно. За это ему положена доплата, так как количество трудовых обязанностей увеличивается. Поэтому, если по каким-либо причинам требуется внести изменения в такой табель, то оформлять его должен сам сотрудник, так как именно он в этом случае отвечает за корректность указанных данных.

Если корректировка нужна по нескольким сотрудникам, то удобнее корректирующий табель составлять на каждого работника отдельно. Так можно минимизировать возможность ошибки в бухгалтерии.

Возможные ошибки

В судебных разбирательствах часто встречаются дела, при которых:

• В табеле отсутствует отметка о прогуле сотрудника. Каждый день табельщику обязательно выставлять отметку «НН», если сотрудника нет на месте, а не пытаться выяснить причину и оставлять заполнение «на потом».
• Сотрудником был предъявлен больничный лист прошлого периода или больничный лист был возвращен. Такое поведение вредит работодателю.
• В табеле отсутствует подпись руководителя. Или, помимо табеля, не было предоставлено дополнительных доказательств отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Сколько хранится

Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:

• Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
• Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
• Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
• А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.

Неправильное оформление корректирующего табеля учета рабочего времени, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, может стоить работодателю до 80 тыс. руб.