Заявление директору о смене фамилии

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Основания

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

Обязательна ли точная форма

Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Элементы документа

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.

В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:

• Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
• ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
• Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

Где регистрируется

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Датировка

Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

Куда и как вносятся коррективы

Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

• Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
• Личной карточке работника по форме Т-2.
• В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
• Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
• Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
• Банковской карточке.

Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

Развод

В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

Как написать заявление в ИФНС о смене фамилии

Смена взрослым человеком фамилии требует замены набора основных документов, используемых им. Наш материал о том, нужно ли при этом менять документы, оформляемые налоговым органом.

Документы, обновляемые в связи со сменой фамилии

Изменение фамилии у взрослого лица происходит чаще всего при заключении брака. При этом возможны (п. 2 ст. 28 Закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»):

• замена фамилии одного из супругов на фамилию второго;
• присвоение обоим супругам новой двойной фамилии.

Появление у человека новой фамилии требует от него обязательной замены:

• паспорта;
• карточки СНИЛС;
• полиса ОМС;
• банковских карт;
• водительского удостоверения и документов на машину.

Свидетельство о присвоении ИНН в число документов, требующих обязательной замены в связи со сменой фамилии, не входит. Поэтому с получением его обновленного варианта можно не торопиться. Значение ИНН при смене фамилии не изменяется.

Оформление документов следует начинать с замены паспорта, без новой версии которого невозможной будет внесение изменений в иные документы.

Изменение свидетельства об ИНН

В ИФНС информация об обновлении фамилии поступает в порядке межведомственного обмена данными и должна передаваться незамедлительно. Т. е. физлицу не нужно делать самостоятельных шагов, чтобы известить налоговую службу о таком событии. Необходимость в представлении документа, подтверждающего факт смены фамилии, может возникнуть лишь в случае сбоя в межведомственной передаче данных, из-за которого свидетельство об ИНН не может быть оформлено быстро.

Чтобы получить свидетельство об ИНН с обновленными сведениями в виде бумажного документа, человек, сменивший фамилию, должен направить в ИФНС заявление, составленное по форме 2-2-Учет (утверждена Приказом ФНС России от 08.05.2020 № ЕД-7-14/323@).

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите образец заполнения заявления физического лица о постановке на учет в налоговом органе по форме № 2-2-Учет (КНД 1112015).

Подать такое заявление можно (п. 5.1 ст. 84 НК РФ):

• лично или через представителя;
• заказным письмом;
• по ТКС;
• через личный кабинет налогоплательщика;
• при обращении в МФЦ.

Заявление, подаваемое электронно, придется заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Госпошлину при получении свидетельства об ИНН в связи с обновлением фамилии платить не требуется.

Способ получения и место выдачи нужно будет указать в заявлении. Получение свидетельства об ИНН может быть осуществлено лично или через представителя как в ИФНС, так и в МФЦ, а также заказным письмом (причем не обязательно по адресу места регистрации).

Обновление данных в ЕГРИП

Для физлиц, зарегистрированных в качестве ИП, изменение информации о фамилии в едином реестре предпринимателей также происходит на основании данных межведомственного обмена (п. 4 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации…»). Обновиться сведения должны не позднее 5 рабочих дней с даты получения информации о них. Проверить факт внесения изменений можно, запросив выписку из ЕГРИП.

Если изменения не внесены или в них имеются ошибки, то предпринимателю необходимо подать в ИФНС заявление, составленное по форме Р24001 (утв. Приказом ФНС России от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@), приложив к нему копии документов, подтверждающих правильность приводимых в заявлении сведений. Листы заявления, не подлежащие заполнению, из этого документа исключают (п. 18 Приложения № 13 к Приказу № ЕД-7-14/617@).

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите образец заполнения заявления о внесении изменений в сведения об индивидуальном предпринимателе, содержащиеся в ЕГРИП по форме № Р24001 (КНД 1112502).

Подать такое заявление можно в ИФНС или МФЦ лично или через представителя, а также путем направления через электронный кабинет или ценным письмом с описью вложения по почте. Уплаты госпошлины в этом случае также не требуется.

О факте внесения изменений по заявлению будет свидетельствовать выданная ИФНС выписка из ЕГРИП с обновленными данными. На ее оформление налоговому органу отводится 5 рабочих дней (п. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ).

Внесение изменений в ЕГРЮЛ

Если физлицо, меняющее фамилию, является руководителем юрлица, имеющим право действовать от имени этого лица без доверенности, то сведения в отношении изменения его паспортных данных в ИФНС также должны поступить из органа, осуществившего замену паспорта. На основании этих данных изменения в ЕГРЮЛ налоговый орган внесет самостоятельно в течение 5 рабочих дней с даты получения соответствующих сведений (п. 4 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).

Если в возникших в ЕГРЮЛ данных юрлицо обнаружит ошибки, то ему придется корректировать ошибочные сведения путем подачи в ИФНС заявления, составленного по форме Р13014. Эта форма, так же, как и форма Р24001, которую используют ИП, утверждена Приказом № ЕД-7-14/617@) и тоже оформляется с исключением из нее листов, не подлежащих заполнению. Приложением к ней станут копии документов, подтверждающих правильность отраженных в заявлении сведений.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите образец заполнения заявления о государственной регистрации изменений, внесенных в учредительный документ юрлица, и (или) о внесении изменений в сведения о юрилице, содержащиеся в ЕГРЮЛ по форме № Р13014 (КНД 1111520).

Если же руководитель не является гражданином РФ, то изменение его фамилии становится событием, требующим обязательного внесения изменений в сведения о юрлице, содержащиеся в ЕГРЮЛ (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Подать в ИФНС в этом случае тоже нужно заявление по форме Р13014.

Приложением к этому заявлению станут копии свидетельства о заключении брака и паспорта с новой фамилией руководителя, не являющегося гражданином РФ. Подпись представителя юрлица, подписывающего заявление, потребуется заверить нотариально.

Подачу сведений по форме Р13014 в отношении руководителя-не гражданина РФ нужно произвести в течение 3 рабочих дней с даты возникновения оснований для внесения изменений (п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ). С 26.04.2021 этот срок увеличивается до 7 рабочих дней (п. 3 ст. 1 Закона от 27.10.2020 № 350-ФЗ «О внесении изменений…»).

Для подачи можно выбрать любой из возможных способов:

• лично или через представителя;
• заказным письмом;
• по ТКС;
• через личный кабинет налогоплательщика;
• при обращении в МФЦ.

Факт внесения изменений в ЕГРЮЛ, так же, как и при внесении корректировок в данные ЕГРИП, будет зафиксирован выдачей юрлицу выписки из единого реестра юрлиц с обновленными сведениями о руководителе. Срок регистрации изменений не должен превышать 5 рабочих дней (п 1 ст. 8, п. 3 ст. 18 Закона № 129-ФЗ)

Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак

Сотрудница принесла в отдел кадров свидетельство о заключении брака и паспорт, в котором указана ее новая фамилия. Понятно, что начать надо с заявления о смене фамилии. Без этого документа не может быть кадрового приказа о перемене персональных данных в связи с замужеством. Рассказываем, как всё грамотно сделать в отношении заявления в отдел кадров о смене фамилии в связи со вступлением в брак в 2018 году.

Форма заявления не установлена

Действительно, в такой ситуации приказ по кадрам нельзя выпустить без соответствующего заявления. И сразу скажем, что единая форма для таких прошений отсутствует. Поэтому заявление может быть написано в свободной форме.

Но чтобы ничего не выдумывать с нуля, проще использовать образец кадрового заявления о смене фамилии, разработанный нашими специалистами.

Генеральному директору
ООО «Аларм-сервис»
П.Н. Збруеву

от бухгалтера
И.В. Стрешневой (Серафимовой)

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии вследствие вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Серафимова, новая фамилия – Стрешнева.

К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

– копию свидетельства о заключении брака I-МП № 458153 от 22.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
– копию паспорта РФ серии 4515 № 423561, выданного 07 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения 772-052.

08.02.2018 Стрешнева И.В. Стрешнева

Приведенный образец заявления вы можете здесь бесплатно скачать по прямой ссылке с нашего сайта в удобном формате Word и скорректировать его под себя.

Должны быть подтверждающие документы

Важно понимать, что к заявлению о смене фамилии после замужества следует обязательно приложить копии подтверждающих документов. Без них заявление кадровику принимать нельзя. Тем более что они должны быть на руках у сотрудницы. Специалисту кадровой службы останется просто сделать с них копии и приложить их к заявлению.

В данной ситуации основным необходимым документом выступает свидетельство о заключении брака:

Такой документ предоставит сотруднице ЗАГС (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД (УВД) соответствующей территории.

Новый СНИЛС

Учтите, что персональные данные, которые приведены на карточке страхового пенсионного свидетельства – СНИЛС, должны соответствовать данным паспорта работника. Поэтому при смене фамилии (+ имени и/или отчества), Пенсионный фонд выдает новое вместо выданного ранее свидетельство обязательного пенсионного страхования. При этом номер индивидуального лицевого счета останется прежним.

В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя. Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена.

Не забывайте, что в случае смены работницей фамилии по причине вступления в брак соответствующие коррективы необходимо внести и в её трудовую книжку.