Заявление в счет оплачиваемого отпуска

Заявление на отгул

Заявление на отгул — это необходимый документ для издания приказа, который дает право работнику отсутствовать на своем рабочем месте без страха быть уволенным за прогул. Житейские проблемы и коллизии, увы, никто не отменял и обстоятельства у трудоустроенных граждан иногда складываются таким образом, что им необходимо пропустить один или несколько рабочих дней. Например, у вас свадьба, или вам нужно к врачу, который принимает только в течение рабочего дня, или вы хотите уехать отдыхать не только на выходные, но еще и отсутствовать на рабочем месте в пятницу. Во всех этих случаях вы можете попросить руководство предоставить вам один или несколько дней отпуска и написать заявление на отгулы. Но действовать можно только в рамках существующего законодательства.

Что такое отгул

В Трудовом кодексе РФ отсутствует такое понятие. Однако существуют «дополнительный выходной день», «отпуск без содержания», «выходной в счет отпуска». Тем не менее, если сотрудник попросит у руководителя отгул, его поймут. Понятие «отгул» используется в повседневном обиходе и обозначает дополнительный день отдыха в необходимый работнику момент. Как правило, отгул — это:

• период отдыха длительностью 1-2 дня;
• может быть продолжительностью всего несколько часов;
• отсутствует оплата за этот период, т. е. краткосрочный отпуск без содержания.

Получить отгул в любое время невозможно. Для получения такого выходного дня сотрудник должен тем или иным образом отработать свой дополнительный отдых. Например, отгулы могут давать в счет отработанного времени или в счет будущего. Важно помнить, что отгулы необходимо согласовывать с руководством, которое может и отказать в предоставлении дополнительного выходного дня. Тем не менее, существует категория работников, которые могут взять отгул и без одобрения начальства:

• пенсионеры;
• участники Великой Отечественной войны;
• инвалиды, люди с ограниченными возможностями;
• родственники военнослужащего, погибшего при исполнении военных обязанностей.

Как написать заявление на отгул

Поскольку ТК РФ не содержит такого понятия, как отгул, речь идет о просьбе предоставить дополнительный выходной день в счет очередного ежегодного оплачиваемого отпуска либо отпуск без сохранения заработной платы. Так как писать заявление на отгул?

Заявление на выходной пишется в свободной форме на имя руководителя организации.

Уведомлять руководство о своем желании получить отгул, например писать заявление на отгул по семейным обстоятельствам, необходимо как минимум за несколько дней. Работодатель должен издать соответствующий приказ. Конечно же, заявление можно написать и непосредственно в день отгула, но тогда при отсутствии важных причин будьте готовы получить отказ. Отсутствие подчиненного на работе без соответствующего заявления может быть расценено как прогул, т. е. нарушение трудовой дисциплины. Следовательно, работник может быть наказан. А в некоторых случаях даже уволен.

Как правильно написать заявление на отгул? Чтобы написать этот документ, необходимо указать:

• причину, в связи с которой человеку необходим выходной день;
• дату, когда сотрудник будет отсутствовать на работе.

Заявление на отгул без содержания желательно согласовывать со своим непосредственным руководителем хотя бы устно, потому что:

• прыгать через голову начальства неразумно;
• работу подразделения необходимо планировать, и внезапно выпавшая единица может нарушить эту работу;
• генеральному директору будет проще принимать решение, ведь он видит, что непосредственный начальник сам не против (или против).

Какие типы отгулов бывают

Основания для отгула

Переработка, работа в выходной или праздничный день, донорство, переработка при вахтовом методе труда

Как написать заявление на день отдыха в счет отпуска

Работник вправе написать заявление на день отдыха в счет отпуска, чтобы внеплановый выходной был оплачен работодателем. Это альтернатива дня без содержания. Рассказываем, как документально оформить такой выходной.

Можно ли взять день отпуска

По соглашению между работником и работодателем допускается предоставить дни отдыха из положенных по закону основных 28 или дополнительных. В этом случае он делится на части, поэтому необходимо проконтролировать, чтобы одна из частей составляла не менее 14 дней (Письмо Минтруда России от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958).

Предоставить разрешается день из стандартных 28 или из дополнительных. Дополнительные дни предоставляют за ненормированный рабочий день, за работу в условиях Крайнего Севера и пр.

Работодатель по общему правилу не обязан предоставлять такой день, если он не включен в график отпусков и если работник не имеет право на отдых в любое удобное для него время. Например, если у него трое или более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых не исполнилось 14 лет (ч. 4 ст. 123 , ст. 262.2 ТК РФ ). Процедура предполагает согласование с руководством.

Предоставляемый день необходимо отразить в графике при его составлении или внести изменения, если график уже составлен.

В том, как взять день в счет отпуска, нет ничего сложного: необходимо написать заявление и согласовать его с руководством.

Как написать заявление

Поскольку происходит разделение стандартных 28 дней на части, письменное обращение обязательно от работника (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Исключение: если выходной запланирован по графику. В этом случае необходимо уведомить работника за две недели о предстоящем запланированном выходном.

Вот как оформить заявление на дни в счет отпуска:

• используйте шаблон, применяемый в организации;
• если шаблона нет — укажите название организации и ФИО руководителя, ваши ФИО и должность;
• напишите просьбу, укажите количество запрашиваемых дней и число для их предоставления;
• укажите дату составления заявления, поставьте подпись.

Документ составляют от руки, заполняют шаблон работодателя или печатают на компьютере. Подпись необходимо поставить собственноручно.

Директору ООО «_______________________»

По семейным обстоятельствам прошу предоставить выходной день в счет отпуска на «_____» ______________ 2022 г.

Пример заполненного заявления:

Указывать причину для просьбы о выходном необязательно.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить (согласовать) ежегодный отпуск не по графику отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как оплачиваются дни в счет отпуска

По среднему заработку. Расчетный период для начисления отпускных составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отдыха.

Для оплаты нескольких дней рассчитывают средний дневной заработок по формуле:

Минтруд России в Письме от 15.10.2015 № 14-1/В-847 разъясняет, в частности, как при расчете среднего заработка учитывать премии по показателям эффективности деятельности работника, а также ежеквартальные премии.

Выплату производят не позднее чем за три дня до отгула (ч. 9 ст. 136 ТК РФ ). Зачастую работники обращаются к работодателю с просьбой о предоставлении дней накануне необходимой даты, и работодатель физически не имеет возможности произвести выплату за три дня. В таком случае на практике выплату производят вместе с зарплатой, не разбивая рабочие дни и отгул.

Сколько дней можно взять

Закон не регламентирует, сколько дней можно взять в счет отпуска, количество ограничивается общей продолжительностью ежегодного и дополнительного видов отдыха. Сотрудник вправе брать по дню хоть каждую неделю.

Не рекомендуем оформлять выходной «в долг», если работник ещё не наработал дни. Работодатель вправе отказать, даже если сотрудник вправе брать отдых в любое удобное для него время (Определение Санкт-Петербургского городского суда № 33-16777/2012).

Для расчета берут не календарный год и месяц, а рабочий. За один месяц он получает 2,33 дня. Существует риск невозможности удержания выплаченных отпускных из-за недостаточности сумм к выплате. Для расчета не учитывают социальные и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда и т.п.), т.е. выплаты, которые не соответствуют понятию заработной платы, содержащемуся в ч. 1 ст. 129 Трудового кодекса РФ (Письмо Минтруда России от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105).

Если наработанных дней недостаточно, то сотрудник вправе взять день без оплаты ( ст. 128 Трудового кодекса РФ ).

Как оформить отгулы в счет отпуска

Это слово перешло из Кодекса законов о труде Российской Федерации, утвержденного ВС РСФСР 09.12.1971 (далее — КЗоТ РФ), где под отгулом понимался оплачиваемый дополнительный день отдыха за ранее отработанный праздничный или выходной день. Позднее это понятие получило более широкую трактовку: отгулом стали называть любой дополнительный отдых за ранее отработанное неурочное время, например, за выход на работу в отпуске.

Современный Трудовой кодекс РФ не оперирует понятием «отгул», да и никакой нормативный акт значение этого термина не раскрывает. Поэтому в настоящий момент некорректно употреблять его при составлении кадровых документов. Правильнее использовать понятия и термины, которые содержатся в статьях Трудового кодекса РФ, регулирующих конкретную ситуацию.

Однако слово «отгул» часто используется в устной речи и его даже применил Пленум Верховного Суда РФ в Постановлении от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» как синоним дополнительных дней отдыха, поэтому и мы сочли возможным оперировать им в своей статье.

Рассмотрим четыре ситуации, которые чаще всего встречаются на практике.

ВЫЙТИ ИЗ ОТПУСКА НА ОДИН ДЕНЬ ПОРАБОТАТЬ

Как правильно оформить:

Если работник вышел на работу раньше времени по просьбе работодателя, оформляется отзыв из отпуска. Неиспользованные дни предоставляются позже и оформляются как предоставление части отпуска.

Как действовать:

1. Заручиться письменным согласием работника на отзыв из отпуска. Для этого можно, например, использовать служебную записку, на которой он укажет, согласен ли на отзыв из отпуска и когда хочет воспользоваться оставшейся частью (пример 1).

2. Издать приказ об отзыве из отпуска (пример 2). Документ не имеет унифицированной формы, поэтому работодатель может разработать свою. В приказе нужно указать:

• дату выхода на работу;

• период, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска.

С этим приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Точный срок ознакомления законом не установлен.

3. Внести изменения в личную карточку работника, если в организации принято отмечать в ней отпуска.

4. В табеле учета рабочего времени дни, когда работник реально находился в отпуске, отметить буквенным кодом «ОТ». А дни, в которые работник уже работал (после отзыва), — буквенным кодом «Я».

5. После отзыва оставшиеся дни отпуска предоставить заново. Для этого надо издать приказ о предоставлении отпуска (пример 3), внести сведения об отпуске в график отпусков, личную карточку работника, табель учета рабочего времени.

Если в случае отзыва из отпуска неиспользованная его часть переносится на другой месяц, «неотгулянные» отпускные нужно будет зачесть в качестве аванса заработной платы, а при предоставлении неиспользованной части отпуска рассчитать заново, исходя из другого расчетного периода.

УЙТИ В ОТПУСК ПОЗЖЕ

Как правильно оформить:

Отменить приказ о предоставлении отпуска с неактуальными датами и издать новый, отражающий реальное положение дел. Возможны два варианта:

• отпуск работника сдвинется на два дня. Достаточно просто оформить приказ об отпуске с новыми датами;

• два дня отпуска будут предоставлены позже по заявлению работника. В этом случае отпуск будет разбит на части.

Как действовать:

1. Издать приказ об отмене приказа об отпуске (пример 4). Составляется в свободной форме.

Важно указать, какой именно приказ отменен. Причины отмены можно не уточнять.

2. Оформить приказ о предоставлении отпуска с новыми датами и, если необходимо, другой продолжительности.

3. Внести соответствующие изменения в график отпусков и личную карточку работника, если в организации это принято делать.

4. В табеле учета рабочего времени проставить код «ОТ» только за период, указанный в новом приказе.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель
по кадровому учету УЦ «Эксперт»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 10, 2020.

Узнать больше:

Как оформить отгулы в счет отпуска

ЧТО ТАКОЕ «ОТГУЛ»?

Это слово перешло из Кодекса законов о труде Российской Федерации, утвержденного ВС РСФСР 09.12.1971 (далее — КЗоТ РФ), где под отгулом понимался оплачиваемый дополнительный день отдыха за ранее отработанный праздничный или выходной день. Позднее это понятие получило более широкую трактовку: отгулом стали называть любой дополнительный отдых за ранее отработанное неурочное время, например, за выход на работу в отпуске.

Современный Трудовой кодекс РФ не оперирует понятием «отгул», да и никакой нормативный акт значение этого термина не раскрывает. Поэтому в настоящий момент некорректно употреблять его при составлении кадровых документов. Правильнее использовать понятия и термины, которые содержатся в статьях Трудового кодекса РФ, регулирующих конкретную ситуацию.

Однако слово «отгул» часто используется в устной речи и его даже применил Пленум Верховного Суда РФ в Постановлении от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» как синоним дополнительных дней отдыха, поэтому и мы сочли возможным оперировать им в своей статье.

Рассмотрим четыре ситуации, которые чаще всего встречаются на практике.

ВЫЙТИ ИЗ ОТПУСКА НА ОДИН ДЕНЬ ПОРАБОТАТЬ

Как правильно оформить:

Если работник вышел на работу раньше времени по просьбе работодателя, оформляется отзыв из отпуска. Неиспользованные дни предоставляются позже и оформляются как предоставление части отпуска.

Как действовать:

1. Заручиться письменным согласием работника на отзыв из отпуска. Для этого можно, например, использовать служебную записку, на которой он укажет, согласен ли на отзыв из отпуска и когда хочет воспользоваться оставшейся частью (пример 1).

2. Издать приказ об отзыве из отпуска (пример 2). Документ не имеет унифицированной формы, поэтому работодатель может разработать свою. В приказе нужно указать:

• дату выхода на работу;

• период, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска.

С этим приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Точный срок ознакомления законом не установлен.

3. Внести изменения в личную карточку работника, если в организации принято отмечать в ней отпуска.

4. В табеле учета рабочего времени дни, когда работник реально находился в отпуске, отметить буквенным кодом «ОТ». А дни, в которые работник уже работал (после отзыва), — буквенным кодом «Я».

5. После отзыва оставшиеся дни отпуска предоставить заново. Для этого надо издать приказ о предоставлении отпуска (пример 3), внести сведения об отпуске в график отпусков, личную карточку работника, табель учета рабочего времени.

Если в случае отзыва из отпуска неиспользованная его часть переносится на другой месяц, «неотгулянные» отпускные нужно будет зачесть в качестве аванса заработной платы, а при предоставлении неиспользованной части отпуска рассчитать заново, исходя из другого расчетного периода.

УЙТИ В ОТПУСК ПОЗЖЕ

Как правильно оформить:

Отменить приказ о предоставлении отпуска с неактуальными датами и издать новый, отражающий реальное положение дел. Возможны два варианта:

• отпуск работника сдвинется на два дня. Достаточно просто оформить приказ об отпуске с новыми датами;

• два дня отпуска будут предоставлены позже по заявлению работника. В этом случае отпуск будет разбит на части.

Как действовать:

1. Издать приказ об отмене приказа об отпуске (пример 4). Составляется в свободной форме.

Важно указать, какой именно приказ отменен. Причины отмены можно не уточнять.

2. Оформить приказ о предоставлении отпуска с новыми датами и, если необходимо, другой продолжительности.

3. Внести соответствующие изменения в график отпусков и личную карточку работника, если в организации это принято делать.

4. В табеле учета рабочего времени проставить код «ОТ» только за период, указанный в новом приказе.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель
по кадровому учету УЦ «Эксперт»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 10, 2020.

Юридический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38

Фактический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38 (схема проезда)

Почтовый адрес: 127055 г. Москва а/я 75

Тел.: +7 (495) 258-08-15, (965) 242-51-98

Статьи и советы кадровикам и HR, ответы на вопросы читателей. Шаблоны документов.
Новости законодательства. Подарки и акции.